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仕事ができない従業員に対する減給は適法?減給の是非と代替策を解説

仕事ができない従業員 減給
本記事ではこのようなお悩みを解決いたします
  • 会社内に仕事ができない従業員がいて、対処方法に困っている
  • 仕事ができない従業員に対して減給することは法的に問題がないのか知りたい
  • 減給をする場合の注意点が気になっている

「人手不足の中ようやく採用できたのに、思ったように活躍してくれない……」

従業員のパフォーマンスが期待に応えられない時、企業はどのように対応すべきでしょうか?

減給という措置は、一時的な解決策に過ぎないことが多く、時には従業員のモチベーション低下や法的リスクを引き起こす可能性もあります。

今回のコラム記事では、減給の適切な実施方法から、パフォーマンス向上のための代替策、実際に減給や代替策を実施した企業の事例について解説いたします。

雇用した以上は、従業員の能力を最大限に引き出し、強い組織づくりを目指したい経営者の方も多いかと思いますので、従業員と企業双方にとって最適な解決策を見つけるための一歩目になるように本記事をご参考ください。

執筆者プロフィール

矢野 貴大

TSUMIKI社会保険労務士事務所/代表・社会保険労務士

金融機関・社会保険労務士法人・国内大手コンサルティング会社を経て大阪で社会保険労務士事務所を開業。

25歳で社労士資格を取得した後、社会保険労務士・経営コンサルタントとして延べ200社を超える企業・経営者をサポートする。その経験を活かし「想いを組み立て、より良い社会環境を形づくる」というMISSIONに向かって日々活動中。

このページの概要

仕事ができない従業員への対応策として減給は適切な手段か?

仕事のパフォーマンスが期待に満たない従業員への対応は、経営者や人事労務担当者にとって難しい課題の一つです。

特に、減給という措置は従業員のモチベーションや企業文化に大きな影響を及ぼす可能性があります。一方で、適切な手続きと公正な基準に基づけば、減給は効果的な対策となることもあります。

まずは減給を検討する際に知っておくべき法的観点と、実施する前に確認すべきポイントについて確認していきましょう。

労働基準法における減給の条件

労働基準法では、減給を含む賃金の決定に関して、一定の制約を設けています。

減給は、従業員の同意がある場合や、定められた就業規則で明確な基準が設けられている場合に限り可能です。

ただし、就業規則の変更や減給の実施は、労働者の生活に直接影響を及ぼすため、厳格に判断しなければトラブルにつながるため注意が必要です。

そのため、

  • 減給の理由
    • どの仕事に対する評価なのか
    • 制裁の意味も込められているのか
  • 範囲
    • どの程度減給がされるのか
    • 減給は継続的なのか、一時的なのか
  • 方法
    • 懲戒として減給を行うのか
    • 人事降格として減給を行うのか

上記については減給を実施する前に従業員に通知し、またそれらの内容が合理的である必要があります。

労働基準法の条文を確認する

(制裁規定の制限)

第九十一条 就業規則で、労働者に対して減給の制裁を定める場合においては、その減給は、一回の額が平均賃金の一日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならない。

e-Gov「労働基準法

減給を実施する前に確認すべきポイント

減給を実施する前には、以下のポイントを慎重に検討することが重要です。

減給を実施する前に確認すべきポイント
  • 就業規則の確認
    • 減給の条件、範囲、および手続きが就業規則に明記されているかを確認します。また、就業規則が最新の法律に準拠しているかも重要です。
  • 従業員とのコミュニケーション
    • 減給の可能性がある場合、従業員とのオープンなコミュニケーションを行い、その理由と期待する改善点を明確に伝えることが必要です。
  • 法的アドバイスの取得
    • 減給が労働法に違反していないか、また、実施する手続きが適法であるかを確認するため、法的アドバイスを取得することをお勧めします。

減給は、従業員にとって受け入れがたい措置かもしれません。しかし、適法な手続きを踏み、従業員の理解と協力を得ることができれば、組織全体のパフォーマンス向上に繋がることもあります。

重要なのは、減給を含むあらゆる人事措置が、公正かつ透明性のある基準に基づいて行われることではないでしょうか。

仕事ができない従業員に対する減給の種類

減給は、従業員の給与を減らすことを意味しますが、主に

  • 人事評価に基づき実施される
  • 懲戒として実施される

この2つに分けて考えられます。

目的やプロセス、適用される状況や要件も異なりますので、それぞれの特徴、注意点、およびステップを確認しておきましょう。

社会保険労務士 矢野貴大

減給を実施する際には、法的なリスクを避け、従業員の理解・納得を得るために、正しい手順を踏むことが必須です!

人事評価での減給

人事評価に基づく減給については下記のように整理することができます。

  • 特徴
    • 目的: 従業員のパフォーマンスや能力、職務遂行の結果に基づいて給与を調整する。
    • 定期的な評価: 年次や半年ごとの定期的な人事評価に基づく。
    • 透明性: 評価基準やプロセスが明確で、従業員に事前に通知されている必要がある。
  • 注意点
    • 公平性: すべての従業員に対して均等な評価基準を適用する。
    • コミュニケーション:減給の理由や背景を従業員に明確に伝え、改善のためのフィードバックを提供する必要がある。
    • 要件: 減給の幅は人事評価制度に基づき定めることになり、従業員の仕事や求められる能力を鑑みて調整する。

人事評価での減給を行うステップ

人事評価の場合は四半期や半期ごとに、従業員の評価を行い、期待値に満たない仕事・アウトプットが続いている場合に減給(降格)されることが考えられます。基本的には、下記4つのSTEPになりますので、参考にしてください。

STEP
評価基準の設定と通知

減給の基準となる評価方法を明確にし、従業員に事前に通知しましょう。どういった働き方の場合、どの程度減給になるのか整理しておかなければ、従業員とトラブルになりやすいので注意が必要です。

STEP
定期的な評価の実施

定められた期間ごとにパフォーマンス評価を行いましょう。人事評価の期間は会社によって異なりますが、従業員の働き方をしっかりと見定めるのであれば毎月1on1で状況確認をしていきましょう。

STEP
フィードバックの提供

評価結果に基づき、従業員に具体的なフィードバックの提供が重要です。仕事ができない、と決めるのではなく、どうすれば従業員の働き方が改善・向上されるのか、上長や経営者から教育しましょう。

STEP
従業員からの同意を得て減給を実施する

評価結果に基づき、必要に応じて減給を行います。なお、減給の決定については書面で従業員に通知することで「言った」「言われていない」のトラブルを防止することが可能です。

懲戒としての減給

懲戒として減給を行う場合、下記のように整理することができます。

  • 特徴
    • 目的: 職務上の違反や不適切な行為に対する罰則として実施。
    • 一時的な措置: 通常、一定期間限定で行われる。
    • 厳格なプロセス: 法的な要件や内部規定に基づく正式な手続きが必要。
  • 注意点
    • 法的基準の遵守: 労働法や企業の就業規則に従って適切に行われる必要がある。
    • 証拠の確保: 減給の理由となる行為を証明するための明確な証拠が必要。
    • 手続きの公正性: 従業員に対して弁明の機会を提供し、公正な手続きを保証する。

懲戒として減給を行うステップ

懲戒として減給を行う場合、人事評価と異なり「罰則」の意味合いが強いと考えられます。そのため減給の事由が発生してしまった場合は速やかな処分が求められることもありますので、下記4つのSTEPを確認してください。

STEP
違反行為の整理・確認

不適切な行為や職務上の違反があった場合、事実関係を収集しましょう。

なお、前提として、懲戒処分として減給をする場合は就業規則に該当事例を記載する必要があります。そのため、就業規則に定めるどの内容に抵触するのかについても併せてご確認ください。

STEP
違反行員の評価

違反行為の内容を評価し、減給が妥当な処分なのか、どの程度減給を行うのか決定します。

STEP
ヒアリング

懲戒としての減給は、従業員本人に対して

  • ヒアリング
  • 弁明の機会の提供

が重要になります。どのような行為が減給の対象になったのか伝えながら、従業員にも説明を求める機会を提供しましょう。

STEP
減給の実施

減給の決定を従業員に正式に通知します。この通知には、減給の理由、期間をしっかりと記載しておきましょう。

社会保険労務士 矢野貴大

懲戒処分として減給を実施する場合、判断やプロセスは慎重に進める必要があります。法的トラブルにもつながりやすい領域ですので、労務管理の専門家である社会保険労務士に事前相談をオススメいたします。

減給が引き起こす可能性のある法的問題とは

減給は、従業員との関係だけでなく、法的な側面からも慎重に扱う必要があるテーマです。

不適切な減給の実施は、企業にとって重大な法的リスクを招く可能性があることを念頭に置いておきましょう。

不当な労働慣行としての減給

減給が従業員に対する不当な労働慣行とみなされるリスクがあります。

特に、パフォーマンスの低下が明確な基準に基づかず、主観的な評価による場合、不公平な扱いとして問題視されることがあります。また、減給の決定が一方的で、従業員の意見が十分に聞き入れられなかった場合、労働関係のトラブルに発展する可能性が高まります。

労働基準監督署への申告リスク

不適切な減給措置は、従業員からの労働基準監督署への申告を招くことがあります。

これにより、企業は法的な調査を受けることになり、場合によっては指導・罰則を被ることも考えられます。加えて、従業員からの信頼を失うことで、社内の士気低下や人材流出にも繋がりかねません。

減給前に企業が取るべきアクション

そもそもなぜ「仕事ができない」という評価になってしまうのでしょうか?従業員のパフォーマンスが低下してしまい「仕事をしたくない」マインドになっている可能性も考えられます。

まずは従業員のパフォーマンスが低下する背景を整理し「モチベーションを高める」ための取り組みを検討することも大切です。仕事ができないことを理由に減給するだけでなく、人事評価や組織風土を見直しながら組織全体の生産性向上を目指しましょう。

パフォーマンスを定量的・定性的に評価できているか?

従業員のパフォーマンスを定性的・定量的に評価するシステムは重要です。従業員の業務遂行能力と成果を客観的に測定することができますので、

「事務作業は苦手だが、結果が出ている仕事もある」などの判断にもつながります。

定性的・定期的な評価を通じて、従業員個々の強みと改善が必要な領域を明確にし、それに基づいたフィードバックができると、従業員の仕事に対する姿勢やモチベーションUPも図れるでしょう。

改善計画の立案とフォローアップはできているか?

パフォーマンスが低下している従業員に対しては、個別の改善計画を立案することが効果的です。

改善計画には、

  • 具体的な目標
  • 達成のための行動計画
  • サポート体制
  • 定期的なレビュー(1on1MTG)

などを含めて推進しましょう。改善計画の成功は、従業員との継続的なコミュニケーションと、必要に応じたサポートの提供によって大きく左右されます。

公正な評価基準や評価プロセスは透明性があるか?

減給やその他の人事措置を公正に行うためには、明確で客観的な評価基準の設定が不可欠です。

評価基準は、従業員の業務内容や職務の目標に密接に関連している必要があり、すべての従業員に公平に適用されるべきです。評価プロセスの透明性を高めることで、従業員の納得感を向上させ、不満や不信感を軽減できます。

また、評価プロセスの透明性を確保するためには、評価方法、タイミング、およびフィードバックの提供方法を明確にすることが重要です。

従業員が自身の評価基準を理解し、どのように改善すればパフォーマンスを向上できるかを知ることができれば、モチベーションの向上にも繋がります。また、定期的なレビューを通じて、従業員とのコミュニケーションを強化し、継続的なサポートと成長の機会を提供することが望ましいといえます。

減給を含む人事措置を適切に管理するためには、法的なリスクを理解し、公正かつ透明性のある評価システムを構築することが重要です。これにより、従業員との信頼関係を維持しつつ、組織全体のパフォーマンス向上を目指すことができます。

【ケーススタディ】減給に関する事例紹介

減給は、従業員のパフォーマンス管理において極めてデリケートな手段です。

適切に実施された場合、減給はパフォーマンスの改善に繋がることがありますが、不適切な管理は従業員のモチベーション低下や法的問題を引き起こすリスクがあります。減給を成功させた企業の事例と、減給以外の方法で改善を図った企業の事例を紹介します。

減給による成功事例

企業の概要
  • ベンチャー企業(従業員数10名前後・IT業)では、従業員の採用がさらに見込まれている一方で、従業員の目標管理が適切にできておらず、特定の従業員の成果が未達であることがわかった。
  • 従業員には事前にパフォーマンス改善のために定期的な1on1や、経営者からフィードバックを行ったが、期待される改善が見られなかった。
実施した措置
  • 減給の決定は、従業員との面談を通じて伝えられ、その理由と期待されるパフォーマンスレベルが明確に説明。
  • 減給は一時的な措置と位置づけられ、半期・1年の単位ではなく各月ごとの目標を再設定し、パフォーマンスが改善されれば元の給与水準や、昇給自体も見込めることを説明。
結果
  • 従業員は具体的な目標と改善計画に基づいてパフォーマンスを向上させ、数ヶ月後には元の給与水準を上回ることになった。
  • この取り組みは他の従業員にも明確なメッセージを送り、全体のパフォーマンスレベルの向上に寄与した。

減給による失敗事例

企業の概要
  • 中小企業(従業員数60名前後・製造業)では、新型コロナウィルスの影響による経済的な理由から一律に減給を実施。
  • 減給の決定は突然従業員に通知することになり、その理由や期間、従業員が直面する影響についての説明が不十分となった。
実施した措置
  • 減給は一方的に決定され、従業員からのフィードバックや懸念に対する対応が不足。
  • 経済的な理由については従業員から同意は得られた一方で、従業員は今後の会社の見直しに不安が残り、モチベーションは低下。
結果
  • 複数のキーパーソンが退職することになり、企業は重要な人材やスキルを失うことになった。
  • 従業員の士気が低下し、長期的には生産性の低下と組織のパフォーマンスに悪影響を及ぼした。

まとめ:減給を考える場合は専門家にご相談ください

今回のコラム記事では、減給の適切な実施方法から、減給を実施する前に企業が取るべきアクション、企業事例について解説を行いました。

パフォーマンス管理と従業員のモチベーション維持は、企業運営において重要な要素です。

一方で、各企業の状況は多岐にわたり、一つの解決策がすべての企業に適合するわけではありません。一歩間違えると労使関トラブルになりやすいため、減給については慎重な判断が求められます。

もし、ご自身の企業におけるパフォーマンス管理や従業員のモチベーション向上に関して、より具体的なアドバイスが必要な場合はぜひ弊社までお問い合わせください。貴社の状況に合わせた人事・労務コンサルティングにより従業員のパフォーマンス向上と企業文化の強化をサポートします。

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