給与計算ミスを回避するためには？間違いの原因やアウトソーシングのメリットも解説

給与計算は、従業員の勤怠状況に応じて毎月必ず発生するにも関わらず、少しでも計算を間違えてしまうと従業員に振り込まれる給与金額が異なるため信頼を失ったり、法的な問題を引き起こす可能性もある大変な業務です。

中小零細企業では経営者自らが担当していたり、担当者がいる場合も一人で行っていて毎月苦労している方も多いのではないでしょうか。

今回のコラム記事では、給与計算での間違いが多い理由、正確な給与計算の方法、社内での給与計算に限界を感じた場合に検討すべきアウトソーシングのメリットを詳しく解説します。

給与計算の課題に頭を悩ませている経営者や担当者の方はぜひご一読ください。

給与計算の落とし穴：間違いが多い原因とは?

給与計算は会社経営において、非常に重要なものでありながら、どのような企業でも給与計算のミスは発生する恐れがある複雑な業務です。どのような原因がミスを招いているのでしょうか。給与計算の落とし穴について確認してみましょう。

給与計算を間違える会社の共通点

給与計算の間違いが頻発する会社には、次のような共通点があげられます。

システムの不備

給与計算システムは、給与計算の複雑な計算を自動化してくれる便利なツールです。しかし、システムに不備があると、給与計算ミスが発生する可能性が高いだけでなく、そもそも間違えていることに気が付かない場合があります。

例えば、

• 各種手当の計算式が正しくない
• 雇用保険の料率の更新ができていない

このように、システムが最新の法令や会社の制度に対応できていない場合、知らず知らず給与計算を間違えている可能性があります。

知識不足

給与計算は、労働基準法や社会保険に関する各種法律、所得税法や地方税法などの法律に則って行う必要があります。そのため専門的な知識がなければ、正確な金額計算ができず、間違えてしまう可能性が高くなります。

給与計算担当者は実務知識が必要不可欠といえます。

手作業となる業務が多い

給与計算システムは費用が掛かりますので、従業員が数名の場合等はExcel等のツールで手計算している企業も実は少なくありません。しかしながら手作業においては

• 入力ミスや転記ミス
  • 勤怠数値や給与計算の項目を入力する際に、誤った数値を入れてしまう
• 計算自体のミス
  • 残業代の計算や支給条件が複雑な手当計算を誤ってしまう

こういったリスクが非常に高まりますので、導入費用が抑えやすいクラウド型の給与計算システムの導入等は検討すべきでしょう。

パートの給与計算で間違える理由は？

基本的に働いた時間に対して給与が計算されるパートタイマー。時給に労働時間を掛け算することが一般的で非常にシンプルに思えますが、パートの給与計算においても

• 労働時間の変動性：パートタイマーは正社員と異なり、勤務しているタイミングが頻繁に変動するため、労働時間の集計が複雑化しやすい
• 打刻時間の把握：タイムカードや勤怠管理システムを導入しなければ、労働時間の正しい把握が難しい
• 法律の知識不足：パートタイマーであっても一定の条件を満たすことで健康保険や厚生年金保険、雇用保険へ加入することができます。そのため正社員と同じように保険料を控除しますので、専門的な知識が必要になります

こういった問題点があるため注意をしなければなりません。

給与計算の間違いの事例と背景

給与計算のミスに関する事例やその要因を紹介しますので、自社で当てはまるものがないのか確認しておきましょう。

勤務時間の入力ミス

社会保険料の誤計算

休暇の取得・反映漏れ

交通費の未払い

給与計算を間違えた際の対処方法

給与計算のミスは、会社経営者や給与計算担当者にとって大きな悩みとなります。

従業員からすると、給与は生活に直結するもので、少なく支給されるとローンの返済や家賃などの生活費が支払えなくなる恐れもありますので、信頼を損なう可能性もあります。

そのため給与計算のミスに気がついたときは速やかな対応が求められますので、給与計算のミスに関する対処法を詳しく見ていきましょう。

間違いを発見したときの5つの対応ステップ

間違えないことがベストですが、ヒューマンエラーは誰しも起こり得ることです。もし給与計算の間違いを発見したら、5つのステップで対応を進めることをおすすめいたします。

給与を多く支払ってしまった場合の対処法

給与を少なく支払った場合は「加算して支払う」形になりますので、従業員からしても「足りない分を支払ってくれるのであれば良い」となりやすいですが、もし本来の金額よりも多く支払ってしまうと「返金してもらう」ことになります。

「返金」となると従業員視点でネガティブになりやすいため、次の3つの対処法を参考に、従業員とコミュニケーションを図ってみましょう。

給与計算を間違えたらいつ修正する？

結論、間違えてしまったとしても当月中に対応することが理想です。しかしながら、すでに従業員に振込みがされていたり、金融機関側の振込み処理に間に合わないのであれば「翌月の給与計算時に調整を行う」ことも考えなければなりません。

翌月での調整については、会社と従業員の信頼関係のもとで成り立っていることを理解した上で、従業員に説明・同意を得てから行いましょう。

従業員に過払いをしてしまい、その金額を翌月給与から控除する場合は特に注意が必要です。少額であれば過去の判例や通達において「労働基準法に抵触しない」という判断につながりますが、具体的な金額はケースバイケースです。トラブルにならないよう、従業員としっかりコミュニケーションを取りましょう。

給与計算のミスは言いにくい現状と背景

給与計算のミスは従業員の生計に直結する大切な部分ですが、そのミスを上司や給与計算担当者に指摘するのは難しいこともあります。

なぜ従業員はミスを指摘しづらいのか、また、どのようなコミュニケーションが求められるのかを詳しく見ていきます。

従業員が給与計算のミスを指摘しづらい背景

主に、

• 知識の不足
• 社内文化の影響

こういった背景が考えられます。会社として従業員の給与計算を間違いなく行うためにも、従業員からのフィードバックが発生する組織風土を作りましょう。

知識の不足

給与計算の詳細な仕組みや法的な背景を十分に理解していないため、自分の給与に関する疑問や不明点が本当にあっているのか不安になり、担当者に相談することができない場合があります。

社内文化の影響

ミスを指摘することが「トラブルメーカー」や「文句を言う人」とみなされるような社内文化が存在する場合、従業員は指摘ができず、間違えている状況をそのまま受け取るしかできなくなります。

従業員がミスを発見した際の正しいコミュニケーション

給与担当者としても、従業員から間違いを指摘されると心苦しいと思います。しかしながら、今後の給与計算業務の品質を高めるためにも、真摯に受け止めることが大切です。

給与計算のミスを防ぐためのポイント

給与計算のミスは、従業員の信頼やモチベーションを低下させるだけでなく、企業のブランドやリピュテーションにも影響を与える可能性があります。そうしたリスクを回避するために、給与計算のミスを防ぐポイントについて見ていきましょう。

正確な給与計算のために必要な知識やスキルとは？

給与計算を行う上で、最低限培うべきスキルを「ハードスキル」「ソフトスキル」の2軸に分けて整理しました。担当者の採用であったり、社内育成を図る際の参考にしてみてください。

【ハードスキル】各種法律の基礎知識

給与計算では、労働基準法、社会保険関連法、所得税法などの法律に基づいて計算を行う必要があります。そのため、これらの法律の基礎知識は必須です。

各種法律が関係する内容としては

• 労働基準法：労働時間、休日、休暇、賃金などの労働条件に関する法律
• 社会保険関連法：健康保険、厚生年金保険、雇用保険などの社会保険に関する法律
• 所得税法：所得税の計算に関する法律

これらの法律の他、実務上では地方税法や最低賃金法など細かな内容も知っておかなければなりません。

【ハードスキル】給与計算システムの操作能力（ITリテラシー）

続いて、給与計算システムを用いて実務を行う場合、システム操作に必要なITリテラシーが一定水準求められます。具体的には

• 給与計算システムの基本的な操作方法：項目ごとにどういった機能があるのか理解する
• 支給・控除のロジック構築：会社によって支給項目や控除項目は独自の計算式で算出するため、その環境をシステム上で実現する必要がある

これらの操作能力を身に付けることで、給与計算業務を効率的かつ正確に行えます。

【ソフトスキル】細部への注意力

給与計算は、数字を扱う仕事ですので、細部への注意力が欠かせません。給与計算のミスは、従業員の生活に直接影響を与える可能性があります。そのため、誤りがないように常に注意しなければならず、

• 勤怠の入力ミス
• 手当の計算ミス
• 社会保険料や税金の計算ミス

これらの内容が正しいのか注視することで給与計算のミスを防ぐことができます。

【ソフトスキル】情報をキャッチアップし続ける姿勢

給与計算に関する法律や制度は、定期的に改正されています。

• 法律や制度の改正情報の収集
• 給与計算ソフトのアップデート

このような最新の情報をキャッチアップすることで、正しい情報に基づいた給与計算を行うことができます。

給与計算ミスの責任：経営者と担当者の役割

給与計算のミスを防ぐためには、経営者と担当者双方が責任と役割を理解し、連携して取り組むことが不可欠です。

正確な給与計算は、従業員の満足度や企業の信頼性を高めるための鍵となりますので、もし給与計算ミスが常態化しているのであれば経営課題として受け止めましょう。

経営者の役割	担当者の役割
リーダーシップ 給与計算の重要性を理解し、その正確さを従業員に伝えるリーダーシップを発揮することが求められます。 特に従業員が記録する勤怠データが誤っていると、給与計算が正しく行えませんので、経営者から従業員への協力を仰ぐことも大切です。 リソース提供 給与計算の正確さを保つためのリソース（ソフトウェアの導入、研修など）を提供する役割があります。	知識とスキルの維持・向上 先程解説した知識やスキルを持ち、継続的に向上させることが求められます。 透明性の確保 給与計算の過程やロジックを従業員に共有することで、信頼関係を築くことが可能です。

給与計算をアウトソーシングするメリット

給与計算は企業運営における重要な業務の一つですが、その複雑さや変動性から、アウトソーシングの選択を検討する企業も少なくありません。

給与計算を外部に委託するメリットと、その選択の際の注意点を深掘りしますので、ぜひアウトソーシングを考える場合は参考にしてください。

内部での給与計算に感じる限界と外部委託の選択

自社で給与計算を対応していて「アウトソーシングしなければ大変だ」と感じるシーンは次の3つが挙げられます。

人件費の削減

給与計算業務は、専門性の高い知識やスキルが求められるため、経験豊富な人材を採用する必要があります。一方で、給与計算業務自体は会社に売上を産まない「間接（バックオフィス）業務」ですので、人件費を掛けるべきか難しい側面もあります。

外部委託をすることで、給与計算業務に必要な人材を社内に抱える必要がなくなり、人件費の削減につながります。

専門的知識の活用

前述の通り、労働基準法、社会保険関連法、所得税法などの法律や制度に基づいて計算を行う必要があります。これらの法律や制度について最新の情報にアップデートすることも求められますので、大変といえます。

社会保険労務士事務所などにアウトソーシングすることで、専門性の高いサポートが受けられますので、ミスの防止や業務の効率化が期待できます。

リソースの最適化

給与計算業務は、企業の規模や従業員数によって、必要な工数やコストが異なります。

内部での給与計算の場合、企業の規模や従業員数に応じて、給与計算担当者の人数や給与計算システムを調整する必要がありますが、アウトソーシングにおいては社内リソースは考慮する必要がほとんどありません。

アウトソーシング先を選ぶ際の注意点

アウトソーシングをするといっても、自社にあった企業を選定しなければ思っていた結果にならない場合があります。そのため

• 信頼性
• 安心性
• カスタマイズ性
• 費用対効果

これら4つの観点でアウトソーシング先を選定しましょう。

信頼性

給与計算業務は、会社としても重要な業務ですのでアウトソーシング先が「信頼できる」のか重要なポイントになります。アウトソーシングに対応している従業員数や、現在までの対応状況、サポート品質を見極めましょう。

安心性

従業員の個人情報や給与情報などの機密情報もアウトソーシング先に共有する必要がありますので、セキュリティ対策が万全な外部委託先を選ぶことが重要です。

どういったシステムを導入しているのか、クラウド対応は可能なのか、安心できる環境が整っているのか確認してください。

カスタマイズ性

給与計算のアウトソーシングにおいては、給与計算の範囲や頻度、サポート体制など、外部委託先によって異なります。自社のニーズに合ったサービス内容の外部委託先を選びましょう。

サービス内容を比較する際は、給与計算の範囲や頻度、また、サポート体制の充実度などを事前にヒアリングしておきましょう。

費用対効果

アウトソーシングにおける最終的な判断要素は「内製化よりも費用対効果が優れている」ことではないでしょうか。当然、アウトソーシング費用は外部委託先によって異なります。自社の予算に合った価格の外部委託先を選ぶことが大切です。

価格を比較する際は、単に初期費用や月額費用だけでなく、オプション費用や追加費用なども含めて比較するようにしましょう。

まとめ・給与計算を間違えないためにアウトソーシングの検討も重要

給与計算は企業経営において非常に重要な業務です。

ミスの少ない正確な給与計算は、従業員との信頼性を保つ上で不可欠です。しかし、煩雑な計算や法律の変動を追いかけるのは、経営者や担当者にとって大きな負担でしかありません。外部に委託することで、その負担を軽減することも選択肢の一つです。

「給与計算のミスを防ぎたい」「アウトソーシングを検討しているが、具体的なメリットや選び方が知りたい」といったお悩みを抱える経営者の方もおられると思います。TSUMIKI社会保険労務士事務所では、給与計算のアウトソーシングも対応しておりますので、まずはお気軽にご相談ください。疑問や悩みをヒアリングした上で、最適なソリューションをご提案いたします。