中小企業は給与計算をアウトソーシングすべき？それとも内製化？【社労士が解説】

給与計算業務は、従業員を一人でも雇用していると毎月発生するだけでなく、

• 社会保険や税金の計算
• 残業時間に応じて残業代を正確に計算

しなければいけません。加えて、給与計算は売上に繋がらない間接業務（バックオフィス）のため、中小企業にとっては負担が大きい仕事と言えます。

本業に集中し、売上の確保に集中したい中小企業こそ、給与計算業務のアウトソーシングを検討いただきたいと思いますので、今回は「中小企業は給与計算をアウトソーシングすべき？それとも内製化？」という内容でコラム記事をお届けいたします。

これから給与計算業務を自社で対応するのか、外注先を探しているのか検討している中小企業の経営方針の一助になりますと幸いです。

中小企業の給与計算事情（他社はどうしてる？）

給与計算は、従業員数が多くなればなるほど、比例して負担も増える業務です。そこで気になるのは、給与計算を専任とする担当者は必要なのか？という観点ではないでしょうか。

専任者の配置を考えるということはそれだけ大変な業務と言えますので

• 給与計算を他社はどうしているのか？
• 従業員が何人になると、担当者を配置したほうが良いのか？
• 専任者を置かずにアウトソーシングをすべきなのか

などといった、中小企業における給与計算の実施状況についてご紹介いたします。

専任者の配置による内製化

「毎月、給与計算はやらなければならないのであれば、専任者を採用して業務を内製化したほうが効率的では」とお考えの方も多いのではないでしょうか。給与計算に関するお悩みを解決する際に「専任者の採用」は最初に考える取り組みでもあります。

一人の正社員を、給与計算担当者として専属で採用している企業は、従業員数が50名程度の規模が一般的かと考えられます。とはいえ、給与計算以外にも労務管理や総務業務を兼任するため「人事労務担当者」の表現が正しいでしょう。

50名を超えて、100名前後に至ると「正社員1名・フルタイムのパート1名」のように、補助的な役割を担うパートタイマーの採用をされるケースがあります。

しかしながら中小企業において専任者を配置させる場合には

• 自社の給与計算ルールが確立している
• 給与計算ソフトを導入している
• 給与計算業務を教育できる体制がある
• 機密情報を任せられる信頼できる従業員を採用

上記の4つは最低限実施されている必要があります。

また、中小企業の場合は資金繰りの観点からも人材の採用や配置を簡単には行なえませんので、慎重に検討しなければなりません。

専門家・代行会社へのアウトソーシング

次に思い浮かぶのは「給与計算のアウトソーシング」ではないでしょうか。これは、給与計算業務の一部を外部の専門家に委託することを指します。

そのため内製化をするために必要だった

• 専任者の採用
• 給与計算ソフトの導入
• 給与計算業務の教育体制

これらの取り組みは不要になるだけでなく、自社の給与計算ルールも専門家と整えることもできます。

専門家にもよりますが、近年ではクラウドソフトの発達により、給与計算のアウトソーシングもすべてWEB上で完結できる場合もあります。給与明細書のペーパレス化も容易になってきているので、すべてPC上で行うことができ、アウトソーシングにより業務の効率化が実現できるのです。

TSUMIKI社会保険労務士事務所では企業の生産性向上に寄与すべく、積極的に給与計算代行サポートを取り組んでいます。ぜひサービスページをごらんください。

アウトソーシングと内製化で迷ったときは？

生産性が上がるとはいえ、アウトソーシングを選んだとしても費用は必要です。「コストがかかるのであれば、従業員を採用して他の業務を任せた方がいいのでは？」と迷われる方も多いかもしれません。

アウトソーシングと内製化で迷った際の参考として、両者どのようなメリットがあるのか比較してみましたのでご参考にしてください。

	アウトソーシング	内製化
正確性	ミスがなく計算が可能	知識不足のためミスは発生しやすい
専門性	高い ※アウトソーシング先による	低い ※教育によりカバー可能
コスト	外注コストのみ	採用コスト＋人件費コスト＋教育コスト＋ソフト導入コスト
継続性	安定的に対応できる	退職により業務が止まるリスクがある
ノウハウ	自社に溜らない	自社に溜まる

内製化をするメリットは「給与計算のノウハウ」がある程度社内で体系化できる点です。担当者が退職したとしても、給与計算のマニュアルや手順書を作成したり、担当者を複数人配置することで自社にノウハウを溜めていくことができます。ただし、その分コストは増えてしまいます。一方でアウトソーシングの場合は最初から正確な業務が期待でき、人件費に比べて安価な費用で依頼できるため本業に集中しやすくなるメリットがあります。

中小企業の給与計算でよくあるトラブル事例

給与計算は、社会保険や税金の仕組みをしっかりと把握していなければ正確に計算ができず、1円でも金額を間違えてしまうと従業員の不信感に繋がってしまう大変な業務です。

また、毎月決まった日までに計算をしなければいけないプレッシャーもあるため、焦って計算をした結果トラブルに繋がるということも少なくありません。

自社で給与計算を行う際に起こる、よくあるトラブル事例をご紹介いたします。

担当者の退職

中小企業では一人の担当者が給与計算を行うことが多く、従業員規模が50人前後で正社員1名の体制が一般的とお伝えしました。ではもし、その担当者が休職や退職をしてしまった場合にはどうすれば良いのでしょうか？

「担当者が休んだため、今月の給与支払いは少し待ってほしい」とは当然できませんので、支給日までに業務内容を確認し、計算し、支払う準備まで行わなければなりません。

ところが給与計算業務は

• 雇用保険や社会保険の料率があっているのか？
• 扶養人数に応じて計算されている所得税や住民税は正しいのか？
• 残業手当や各種諸手当は社内ルールに基づいて計算ができているのか？

計算内容がすべて正しい必要があり、専門的知識がなければ理解することも大変です。従業員が数人ならまだ間に合いますが、数十人の規模の給与計算を行おうとすると片手間でやれる仕事ではないのです。

情報漏洩のリスク

次によくあるトラブルは「誤って給与明細書を別の従業員に渡してしまった」このような情報漏洩です。自社で給与計算を行っていると、

• 社内のプリンターで印刷するため、従業員がいつでもデータに触れられる可能性がある
• 給与明細書の封入作業をしている際、別の従業員の明細書を重ねて入れてしまった

このようなリスクが常にあります。給与の情報はセンシティブなものですので、取り扱いには注意しなければなりません。

他の従業員に給与金額が知れ渡った際「なぜ私は◯◯さんよりも給与が低いんですか？」「周りに比較しても低い。もっと昇給してほしい」従業員の不平・不満に繋がるだけでなく、社内の雰囲気も悪くなってしまいます。

給与計算のミス

最もトラブルが起こりやすいのは「給与計算のミス」に尽きます。特に発生しやすいシーンは

• 残業代の計算が誤っており、残業代が一部未払いなってしまった
• 社会保険料率が変更しているにも関わらず、反映ができていない

上記の2つになりますので、それぞれどのようなミスが発生してしまうのか、確認していきましょう。

残業代の計算

残業代計算のミスで多いのは、給与計算ソフトに誤った労働時間を入力してしまうケースです。今月30時間残業していた従業員の勤怠情報を、3時間と入力すると当然27時間分の残業代は支給ができません。

「入力を間違えるような初歩的ミスは本当に発生するのか？」と疑問に思われる経営者の方もいらっしゃるかもしれませんが、残念ながら発生してしまいます。

特に締日・支払日のスケジュールがタイトな会社では、給与計算に取り組む時間が確保できないため入力ミスに繋がることはよくあります。

その他には「家族手当は残業の単価に入れなくてもいいですよね？」とご相談をいただくことがよくありますが、扶養家族の人数によらず、毎月固定で全員に支給していると家族手当も残業の計算単価に「入れなければならない」のです。

このように、少しのミスや知識不足は給与計算を行う上では注意が必要なのです。

社会保険料（随時改定・定時改定の反映漏れ）

社会保険料は主に3つの出来事に応じて、対応をしなければなりませんが、給与計算ソフトに反映ができておらずそのまま給与計算を行ってしまったケースはよく見受けられます。

社会保険料は、従業員の給与から天引きがされるため間違えてしまうと従業員からクレームに繋がります。また、厚生年金など将来の年金にも悪影響となりますので気をつけましょう。

中小企業こそ給与計算をアウトソーシングすべき理由

ここまで、中小企業がどのように給与計算を行っているのかについて紹介し、また自社で行う際のよくあるトラブル事例をご紹介しました。お読みいただいた方に「アウトソーシング」のメリットが間接的に伝わっていると嬉しいのですが、改めて中小企業がアウトソーシングすべき理由を2つの観点からお伝えいたします。

費用面：結果的にコストが抑えられる

給与計算にかかるコストは、給与計算担当者に必要な分と、システム導入に必要な分の2つに分けることができます。

それぞれ合計すると、給与計算担当者に対する人件費は年間で300〜400万円、システムについては導入するソフトによりますが初期設定費用から含めると10万円は最低でも必要になることが多いため、間接業務一つに対する負担は大きいのではないでしょうか。

一方で、給与計算を専門家にアウトソーシングした場合は相場として

上記の水準内であることが多く、料金の構成は「毎月定額の基本料金」と「従業員数によって変動する従量課金」の合算金額となるケースが一般的です。

従業員を新しく採用し、必要な人件費と比べるとかなり安価であり、専門性の高いサービスが受けられるため費用面でもアウトソーシングをすべきではないでしょうか。

継続面：毎月安定的に給与計算ができる

中小企業が給与計算を内製化する際の最大の難所は「担当者の退職」に対してどうリスクヘッジを図るのか？という点です。給与計算は毎月欠かせない一方で、担当者である従業員からすると業務の一つでしかありません。体調を崩し仕事ができなくなる可能性や、急な退職願いが出されることもあるでしょう。

そうなると、今まで給与計算をしたことがない従業員であったり、経営者自ら業務を引き継ぐことになります。

また、運良く新しい担当者が採用できたとしても

• 労働基準法から税法まで広く理解ができているのか？
• 社内のルールを把握し、給与計算に反映できる知識があるのか？
• 雇用保険や社会保険の料率変更、最低賃金の変更など、最新の情報や法令をキャッチアップできるのか？

専門知識がなければ、給与計算業務を安心して任せることができません。

給与計算を専門家にアウトソーシングするということは「専門知識があり、休職・退職リスクがない従業員」を確保することと同じですので、毎月安定的に給与計算業務を行うことが可能と言えるのです。

まとめ：給与計算のアウトソーシングを検討している方へ

中小企業の経営者からすると「従業員も少ないし、自社でやった方がコストも安くなる」とお考えされるかもしれませんが、

• 採用コスト
• 人件費コスト（毎月の給与や法定福利費）
• 教育コスト（教育時間含む）
• ソフト導入コスト

こういった余計なコストが係るだけでなく、給与計算業務の品質にも不安が残るはずです。また、担当者の採用や退職といった人的課題を解決することにもつながります。少しでも給与計算に関する悩みや不安を解消されたい場合は、ぜひアウトソーシングをご検討ください。

給与計算を内製化するのか、専門家に外注することで効率化を図っていくのか、経営方針を考える際に今回のコラム記事を参考にしていただけますと幸いです。