シフト制とは？メリット・デメリットから導入時の注意点まで社労士が徹底解説

シフト制は、多くの企業で採用される柔軟な勤務形態ですが、その仕組みや影響を正しく理解している人は意外と少ないのではないでしょうか。

従業員の生活スタイルに合わせた働き方を可能にする一方で、管理の難しさや労務問題のリスクも潜んでいます。今回のコラム記事では、シフト制の基本から、企業と従業員双方にとってのメリット・デメリット、さらにはシフト制度を導入するためのポイントまで解説いたします。

これからシフト制の導入を検討している企業の方々はもちろん、すでに導入済みの企業や、シフト制で働く従業員の方々にも役立つ情報が満載です。シフト制の真の姿を知り、より良い職場環境づくりにつなげていきましょう。

シフト制の基本知識

シフト制は現代の労働環境において重要な役割を果たしています。多様な働き方が求められる今日、シフト制は企業と従業員の双方にとって柔軟性をもたらす重要な仕組みとなっています。ここでは、シフト制の定義や特徴、適用される業種、そして固定制との違いについて詳しく解説します。

シフト制の定義と特徴

シフト制とは、従業員が決められた時間帯や期間に交代で勤務する制度です1。この働き方の最大の特徴は、柔軟性にあります。

シフト制は従業員と会社の希望をすり合わせて勤務日が決まりますので、固定的な働き方よりも柔軟性があります。

ただし、シフト管理の煩雑さや公平性の確保など、運用面での課題もあるため、適切なシステムやルールの導入が不可欠です。

シフト制が多い業種・職種

シフト制は様々な業種で採用されていますが、特に以下の分野で顕著と思われます。

これらの業種では、長時間営業や24時間体制が求められることが多く、シフト制の導入が不可欠となっています。例えば、コンビニエンスストアや病院では、常に人員を確保する必要があるため、シフト制が効果的に機能しています。

シフト制と固定制の違い

シフト制と固定制は、勤務形態の両極端に位置する働き方です。以下に主な違いをまとめます。

シフト制	固定制
勤務日や時間が変動的 従業員の希望を考慮可能 需要に応じた人員配置が可能 収入が変動する可能性がある	勤務日や時間が固定 長期的な予定が立てやすい 安定した収入が見込める 急な予定変更に対応しづらい

シフト制と固定制のどちらを選択するかは、企業の業態や従業員のニーズによって異なります。例えば、子育て中の従業員が多い職場では、シフト制を導入することで柔軟な働き方を提供できます。一方、プロジェクトベースの仕事が多い職場では、固定制のほうが業務の継続性を保ちやすいでしょう。

シフト制の種類と特徴

シフト制には様々な形態があり、企業や従業員のニーズに合わせて選択されています。

ここでは、主要なシフト制の種類とその特徴、さらに変形労働時間制との関係について詳しく解説します。各シフト制の特徴を理解することで、企業は効率的な人員配置を実現し、従業員はより柔軟な働き方を選択できるようになります。

自由シフト制

自由シフト制は、従業員が自身の都合に合わせて勤務日時を選択できる最も柔軟性の高いシフト形態です。

自由シフト制は、学生や育児中の親など、固定的な勤務が難しい人々にとって理想的な働き方です。しかし、企業側にとっては人員配置の調整が複雑になる可能性があります。

固定シフト制

固定シフト制は、勤務日や時間帯があらかじめ決められているシフト形態です。

固定シフト制は、安定した勤務スケジュールを求める従業員に適しています。特に、副業や家庭の事情で特定の曜日や時間帯にしか働けない人にとって魅力的です。ただし、急な予定変更に対応しづらいというデメリットもあります。

完全シフト制

完全シフト制は、24時間稼働の事業所などで採用される、より複雑なシフト形態です。

完全シフト制は、病院や工場など24時間体制の業務に適していますが、従業員の生活リズムが不規則になりやすいという課題があります。私見では、完全シフト制を導入する際は、従業員の健康管理に特に注意を払う必要があります4。

変形労働時間制との関係

変形労働時間制は、繁忙期と閑散期で労働時間を調整できる制度で、シフト制と組み合わせて運用されることがあります。

変形労働時間制をシフト制と組み合わせることで、より柔軟な人員配置が可能になります。例えば、小売業では季節的な繁忙期に合わせて変形労働時間制を採用し、日々の勤務はシフト制で調整するといった運用が考えられます。

シフト制のメリットとデメリット

シフト制は、企業と従業員の双方に影響を与える働き方です。柔軟な勤務体制を可能にする一方で、課題も存在します。ここでは、シフト制が企業と従業員それぞれにもたらすメリットとデメリットを詳しく解説します。

企業側のメリット

シフト制は、企業にとって運営の柔軟性を高める重要なツールとなっています。例えば、シフト制により、24時間営業や長時間営業が可能になります。これは特に小売業、サービス業、飲食業といった業種で採用されることがあります。

また、需要の変動に合わせて従業員を効率的に配置できます。繁忙期には多くの人員を、閑散期には少ない人員を配置することで、人件費を最適化がしやすい点ともいえます。パートタイムやアルバイトなど、さまざまな勤務形態の従業員を活用できます。これにより、人材不足の解消にもつながるでしょう。

従業員側のメリット

シフト制は、従業員にとっても多くのメリットをもたらします。どのようなシフト制度なのかによって変わりますが、個人のライフスタイルに合わせた勤務時間の選択が可能になります。これは特に学生や育児中の親にとって魅力的です。

また、深夜勤務や休日勤務などで追加手当が得られる可能性があります。これにより、収入アップを目指すことができます。

企業側のデメリット

シフト制には企業側にとっていくつかの課題があります。

まず第一に、従業員数が増えてくるとシフト管理が煩雑になります。各従業員の希望と会社の営業日をすり合わせしながらシフトを決めることになりますので、作業負担があります。

また、 特定の時間帯や日にシフトが埋まらないことがあります。これは特に休日や繁忙期に顕著でしょう。

従業員の勤務時間が異なるため、全体での情報共有や連携が難しくなる場合も考えられます。

従業員側のデメリット

従業員にとってもシフト制にはいくつかの課題があります。例えば、シフトが直前まで確定しない場合、長期的な計画を立てるのが難しくなります。また、土日祝日や長期休暇の取得が難しくなる場合があります。特に年末年始やゴールデンウィークなどの大型連休の確保が課題といえるでしょう。

シフト制における労務管理のポイント

シフト制を導入している企業にとって、適切な労務管理は法令遵守と従業員満足度の向上の両面で極めて重要です。

ここでは、労働時間の管理から休憩時間の設定、年次有給休暇の取り扱い、そして割増賃金の計算まで、シフト制特有の労務管理のポイントを詳しく解説します。

労働時間の管理

シフト制では、労働時間の管理が通常の固定勤務よりも複雑になります。以下のポイントに注意して管理を行いましょう。

1日8時間、週40時間の原則を遵守する

シフトを組む際は、労働基準法で定められた1日8時間、週40時間の原則を基本とします。これを超える場合は時間外労働として扱う必要があります。

変形労働時間制の活用を検討する

繁忙期と閑散期がある業種では、1ヶ月単位や1年単位の変形労働時間制の導入を検討するとよいでしょう。これにより、柔軟な人員配置が可能になります。

勤怠管理システムの導入

シフト制では、手作業での勤怠管理は煩雑で誤りが生じやすいです。AIを活用した最新の勤怠管理システムを導入することで、正確な労働時間の把握と管理が可能になります。

インターバル制度の導入

夜勤明けの日中勤務など、連続勤務による過重労働を防ぐため、勤務日の間に一定の休息時間（インターバル）を設ける制度の導入を検討しましょう。

休憩時間の設定

シフト制においても、適切な休憩時間の設定は従業員の健康維持と生産性向上のために不可欠です。

飲食業や小売業では顧客の来訪状況によっては休憩時間を取らせにくい場合もあると思いますが、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩を与える必要があります。

本来、休憩時間は一斉に取得するルールですが、労使協定を締結することで交代で休憩を取得することも可能です。

年次有給休暇の取り扱い

シフト制労働者の年次有給休暇の取り扱いには、以下の点に注意が必要です。

割増賃金の計算

シフト制における割増賃金の計算は複雑になりがちですが、以下のポイントを押さえておきましょう。

シフト制における労務管理は複雑ですが、これらのポイントを押さえ、従業員の働きやすさと法令遵守のバランスを取ることが重要です。定期的な見直しと、従業員とのコミュニケーションを通じて、より良いシフト制の運用を目指しましょう。

シフト制導入時の注意点と成功のコツ

シフト制の導入は、企業の柔軟な人員配置を可能にする一方で、適切な管理と運用が求められます。勤務体制を見直す場合、法令遵守はもちろん、従業員の満足度向上と業務効率化の両立が不可欠です。ここでは、シフト制導入時の重要なポイントと、その成功のためのコツを詳しく解説します。

就業規則の整備

シフト制を導入する際、まず取り組むべきは就業規則の適切な整備です。これは単なる形式的な手続きではなく、会社のルール作りですので、重要なステップです。

就業規則の整備にあたっては、労働基準監督署への届出を忘れずに行いましょう。また、従業員への丁寧な説明と同意取得のプロセスも重要です。これにより、後々のトラブルを未然に防ぐことができます。

効果的なシフト作成方法

シフト作成は、業務効率と従業員満足度の両立を図る重要な作業です。以下のポイントを押さえることで、より効果的なシフト作成が可能になります。

効果的なシフト作成のコツは、柔軟性と一貫性のバランスを取ることです。需要の変動に対応しつつ、従業員が予定を立てやすいよう、ある程度の規則性を持たせることが重要です。

コミュニケーションの重要性

シフト制の成功には、管理者と従業員間の円滑なコミュニケーションが不可欠です。以下の点に注意を払いましょう。

コミュニケーションを重視することで、従業員の帰属意識が高まり、シフト制への理解と協力が得られやすくなります。これは、長期的な人材定着にもつながる重要な要素です。

シフト管理システムの活用

現代のシフト管理には、専用のシステムやツールの活用が欠かせません。適切なシステムを選択し、効果的に活用することで、大幅な業務効率化が可能になります。

シフト管理システムの選択にあたっては、自社の規模や業種特性に合ったものを選ぶことが重要です。また、導入後も定期的な運用方法の見直しと、従業員へのトレーニングを行うことで、システムの効果を最大限に引き出すことができます。

まとめ：シフト制を成功させるために

シフト制は、企業と従業員双方にメリットをもたらす柔軟な勤務形態ですが、その導入と運用には細心の注意が必要です。本記事では、シフト制の基本知識から、種類、メリット・デメリット、労務管理のポイント、そして導入時の注意点と成功のコツまで、幅広く解説してきました。

シフト制は一度導入して終わりではなく、常に見直しと改善が必要な動的なシステムです。本記事の内容を参考に、自社の状況に合わせた最適なシフト制を構築し、従業員と企業双方にとって価値ある働き方を実現してください。