Ｑ. 残業を無断で行う従業員に残業代は支払う必要はありますか？
この労務Tipsでわかること
- 無断で残業をする従業員を放置した場合のリスク
- 残業の申請制度を導入するための流れと就業規則の条文例
当社では従業員が残業をする際、自己の裁量に任せています。すると他の従業員から「仕事もないのに残業している人がいますが、不公平ではないのですか？」と言われました。
実態としては「特に仕事はない」にも関わらず、会社に残った時間を残業扱いにしている様子でした。このような場合、どう対応すれば良いでしょうか？
また、残業代も支払う必要があるのか教えてください。
Ａ. 「黙示の残業命令」に該当すると残業代は必要です。残業ルールを見直しましょう
従業員が勝手に残業をしていても、会社がその実態を把握していて放置していると、
「黙示の残業命令」となり残業代を支払う必要性がありますので注意しましょう。
「黙示の残業命令」というのは、従業員は会社から明確に仕事の指示を受けていないとしても、
- 常識的に仕事をしなければならない状態に置かれている
- 従業員が所定の労働時間内では対応しきれない量の業務を抱えている
- 業務の締切に間に合わないことを知りながら、対応策などを伝えていない
このような状況に置かれていると、残業命令の有無を問わずに会社は従業員に「黙示の残業命令」をしているとされ、その時間分の残業手当も支払いが求められてしまいます。
残業ルールの見直し方について
では「黙示の残業命令」にならないように、会社としてはどのような対応をしなければならないのか解説いたします。
結論、残業の自己申告制度を取りやめ「残業の申請・承認制度」を導入することをおすすめいたします。
「黙示の残業命令」を巡る裁判では
- 残業禁止の命令が徹底されている場合
- 始業や終業時間以外での業務を禁止していた場合
- 残業を行う際は事前申請を必要とするルールを運用していた場合
上記のように、厳しくルール化・適切な運用ができていると「黙示の残業命令にならない」という判例がでています。つまり、勝手に居残る従業員がいたとしても、残業ではないため残業代の支払いは不要にすることができるというわけです。
そのため残業をするかどうか従業員の裁量や自主性に委ねるのではなく、上司に申請し、その承認された時間のみ残業とする制度の導入が効果的です。
社会保険労務士によるワンポイント解説
残業ルールの見直しについては、就業規則の見直しが必要不可欠になります。下記の順番に沿って実施されてはいかがでしょうか。
残業申請制度導入のためのロードマップ
STEP
ルールを整理し、方針を固める
まずは、会社の実態がどうなっているのか整理し、課題を把握します。突発的にルールを定めても、運用ができなければ意味がありませんので、状況の整理からはじめましょう。
その後、
- 残業時間の定義（申請・承認がされた場合にのみ残業を認める等）
- 所定の労働時間以外に、会社に勝手に居残ることを禁止するのかどうか
このような内容を検討し、自社に適するルールを考えます。
STEP
就業規則を変更する
社内での方針が決まりましたら、その内容をルール化するために就業規則に定めます。
「残業申請・承認制度」などのルールを就業規則で明文化しなければ、制度として認められない可能性があります。
また、就業規則の変更後は労働基準監督署への届け出も忘れてはいけません。
就業規則で定める残業申請・承認制度の規定例をみる
（残業の事前申請・承認について）
従業員は、会社が命じた場合を除き、時間外勤務・休日勤務を行う際には事前に上長に申請し、承認を得なければならない。上長への申請をせず、また承認を得ず、自らの裁量で時間外勤務・休日勤務を行うことを禁止し、該当する時間については業務として認めないため割増賃金は支給しないものとする。
STEP
ルールを周知・運用する
就業規則の変更ができましたら、従業員にルールを周知し、徹底して運用を行いましょう。
例えば「残業の申請・承認制度」を導入する場合には、「申請・承認がなければ残業として一切認めない」として厳格に取り扱うことが大切です。
就業規則で定めた内容と、実態が異なる場合には、残業代の支払いが必要になる可能性がありますので注意しておきましょう。
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執筆者プロフィール
矢野 貴大
TSUMIKI社会保険労務士事務所／代表・社会保険労務士
金融機関・社会保険労務士法人・国内大手コンサルティング会社を経て大阪で社会保険労務士事務所を開業。
25歳で社労士資格を取得した後、社会保険労務士・経営コンサルタントとして延べ200社を超える企業・経営者をサポートする。その経験を活かし「想いを組み立て、より良い社会環境を形づくる」というMISSIONに向かって日々活動中。
