「ご承知おきください」の意味と正しい使い方｜例文や類語も徹底解説

本記事ではこのようなお悩みを解決いたします

「ご承知おきください」の正しい使い方がわからない
ビジネスシーンで適切な丁寧表現を選びたい
「ご承知おきください」の英語表現や言い換え方を知りたい

ビジネスシーンで頻繁に使用される「ご承知おきください」は、適切に使用すれば効果的な表現となりますが、誤用すると失礼な印象を与える可能性もあるため注意が必要です。

今回のコラム記事では「ご承知おきください」という表現の正確な意味、適切な使用方法、注意点、そして状況に応じた言い換え表現を詳しく紹介いたします。

「ご承知おきください」の使い方を習得し、ビジネスにおいて好印象を与えられるようにご参考いただければ幸いです。

このページの概要

「ご承知おきください」の意味と使い方

「ご承知おきください」は、ビジネスシーンで頻繁に使用される表現ですが、その正確な意味や適切な使用方法を理解している人は意外と少ないかもしれません。この表現は、単なる情報伝達以上の意味を持ち、相手との関係性や状況によって使い方を変える必要があります。まずは「ご承知おきください」の基本的な意味から、ビジネスでの効果的な使用方法まで、詳しく見てみましょう。

「ご承知おきください」の基本的な意味

「ご承知おきください」は、

あらかじめ知っておいてください
理解してください

上記のような意味を持つ、丁寧な表現です。この言葉を因数分解してみますと

「ご承知おきください」という言葉の構成

「ご」：敬意を表す接頭語
「承知」は下記を合わせて理解して受け入れる」という意味になります
- 「承」は「受け取る」という意味
- 「知」は「知る」という意味
「おき」：「～ておく」の連用形で、事前の行動を示す
「ください」：丁寧な依頼を表す

この表現は、相手に対して重要な情報や注意事項を伝える際に使用され、単なる情報共有以上に、相手の理解や認識を求める意図が込められています。

日本文化特有の「察し」や「配慮」の概念と深く結びついており、単なる情報伝達以上に、相手への配慮や尊重を示す役割を果たしているのではないでしょうか。

ビジネスシーンでの「ご承知おきください」の使い方

ビジネスシーンでは、「ご承知おきください」を適切に使用することで、好印象を与え、円滑なコミュニケーションを図ることができます。主に

相手の理解を前提とする場合
相手に理解を求める場合

上記2つの場面で使用されます。

相手の理解を前提とする場合

この使い方は、相手がすでに知っている可能性が高い情報を再確認する際に適しています。

相手の理解を前提とする場合に「ご承知おきください」を利用する

例文
1. 「この件については変更が生じる可能性がありますので、ご承知おきください。」
ポイント
- 相手の知識を尊重しつつ、重要な情報を再確認できます
- 押し付けがましさを避けながら、注意を促すことができます

相手に理解を求める場合

新しい情報や重要な変更事項を伝える際に使用します。

相手に理解を求める場合に「ご承知おきください」を利用する

例文
1. 「システムメンテナンスのため、明日は終日サービスを停止いたします。ご不便をおかけしますが、ご承知おきくださいますようお願い申し上げます。」
2. 「新しい就業規則が来月から施行されます。詳細は別途メールにてお知らせいたしますので、ご承知おきください。」
ポイント
- 相手に対して丁寧に情報を伝えつつ、理解と協力を求めることができます
- 重要性を強調しながらも、押し付けがましさを軽減できます

「ご承知おきください」を適切に使用することで、相手への配慮と情報の重要性を同時に伝えることができます。ただし、使用頻度や文脈によっては、形式的または上から目線に感じられる可能性もあるため、相手との関係性や状況に応じて柔軟に表現を調整することが重要です。

「ご承知おきください」の正しい使用方法と注意点

「ご承知おきください」は、ビジネスシーンで頻繁に使用される表現ですが、その使用方法には細心の注意が必要です。この表現は、相手に情報を伝え、理解を求める際に用いられますが、使い方を誤ると失礼な印象を与えかねません。「ご承知おきください」を適切に使用するためのポイントと、より柔らかな表現方法について詳しく解説します。

「ご承知おきください」を使う際の注意点

「ご承知おきください」は、相手に対して情報を伝達し、理解を求める表現ですが、使用する際には以下の点に注意が必要です。

「ご承知おきください」を使う際の4つの注意点

相手との関係性を考慮する
- 目上の人や取引先に対しては、より丁寧な表現を心がける
- 同僚や部下に対しても、状況に応じて適切な丁寧さを保つ
命令的な印象を避ける
- 単独で使用すると、指示や命令のように聞こえる可能性がある
- 前後の文脈や添える言葉で、柔らかさを出す工夫が必要
使用頻度に注意する
- 頻繁に使用すると、形式的で冷たい印象を与える可能性がある
- 状況に応じて、他の表現と使い分けることが重要
文書全体のトーンとの整合性を保つ
- 文書全体の丁寧さのレベルと合わせる
- 突然丁寧すぎる表現を使うと、不自然に感じられる場合がある

「ご承知おきください」の適切な使用シーン

この表現は、以下のようなシーンで適切に使用できます。

「ご承知おきください」の適切な使用シーン

重要な情報の事前通知
例：「来月からシステムの更新作業が始まりますので、ご承知おきください。」
注意事項の伝達
例：「会場の収容人数に制限がありますことを、ご承知おきください。」
変更点の周知
例：「今回のプロジェクトスケジュールに変更がございますので、ご承知おきください。」
確認事項の強調
例：「提出期限は今週金曜日までとなっておりますので、ご承知おきください。」

これらのシーンでは、相手に確実に情報を伝え、理解を促す必要がある場合に使用します。ただし、常に相手の立場や感情を考慮し、適切な表現方法を選択することが重要です。

「ご承知おきください」を柔らかく表現する方法

「ご承知おきください」は、ビジネスシーンで重要な情報を伝える際に頻繁に使用される表現ですが、時として堅苦しさや押し付けがましさを感じさせることがあります。しかし、適切な言葉遣いや表現の工夫により、この表現をより柔らかく、相手に配慮した形で伝えることが可能です。

添える言葉の工夫

「ご承知おきください」をより柔らかく表現するには、以下のような言葉を添えることが効果的です。

「恐れ入りますが」
「お手数ですが」
「誠に申し訳ございませんが」
「ご多忙のところ恐縮ですが」

これらの言葉を前置きとして使用することで、相手への配慮を示し、より丁寧な印象を与えることができます。例えば「恐れ入りますが、今回の変更点につきまして、ご承知おきくださいますようお願い申し上げます。」という表現になります。

表現の言い換え

状況に応じて、「ご承知おきください」を別の表現に言い換えることで、より柔らかい印象を与えることができます。以下に、効果的な言い換え表現をいくつか紹介します。

「お含みおきください」
例：「今後の対応につきまして、お含みおきくださいますようお願いいたします。」
「ご了承いただけますと幸いです」
例：「スケジュールの変更につきまして、ご了承いただけますと幸いです。」
「ご留意いただければ幸いです」
例：「以下の点にご留意いただければ幸いです。」
「ご確認いただけますでしょうか」
例：「添付資料の内容をご確認いただけますでしょうか。」

これらの言い換え表現を適切に使用することで、相手への配慮を示しつつ、必要な情報を確実に伝えることができます。状況や相手との関係性に応じて、最適な表現を選択することが重要です。

「ご承知おきください」の使用には細心の注意を払い、常に相手の立場に立って適切な表現を選択することが求められます。この表現を適切に使いこなすことで、円滑なコミュニケーションと良好な人間関係の構築につながるでしょう。

「ご承知おきください」の例文集

「ご承知おきください」は、ビジネスシーンから日常生活まで幅広く使用される表現です。しかし、その使用方法を誤ると、相手に不快感を与えたり、意図が正確に伝わらなかったりする可能性があります。ここでは様々な場面での適切な使用例を紹介し、読者の皆様がこの表現を効果的に活用に繋げていただければ幸いです。

ビジネスメールでの例文

ビジネスメールでは、「ご承知おきください」を使用することで、重要な情報を丁寧に伝えることができます。以下に、状況別の例文を示します。

「ご承知おきください」のビジネスメールでの例文

会議の日程変更を通知する場合
- 「来週の定例会議は、諸事情により水曜日から金曜日に変更となりました。ご多忙中恐れ入りますが、ご承知おきくださいますようお願い申し上げます。」
新しいプロジェクトの開始を告知する場合
- 「来月より、新規顧客獲得プロジェクトを立ち上げることとなりました。詳細は追って連絡いたしますので、ご承知おきください。」
社内規則の変更を伝える場合
- 「セキュリティ強化のため、来週よりパスワード変更の頻度が月1回に変更となります。ご不便をおかけしますが、ご承知おきくださいますようお願いいたします。」

これらの例文では、「ご承知おきください」を使用することで、情報の重要性を強調しつつ、相手への配慮も示しています。また、状況に応じて「お願い申し上げます」などの表現を追加することで、より丁寧な印象を与えることができます。

会話での例文

対面でのコミュニケーションにおいても、「ご承知おきください」は有効に活用できます。以下に、いくつかの例を挙げます。

「ご承知おきください」の会話での例文

上司に報告する際
- 「田中様、先ほどのクライアントとの打ち合わせで、納期を1週間延長することになりました。ご承知おきください。」
同僚に情報共有する場合
- 「佐藤さん、来週から新しいCRMシステムが導入されます。使用方法については後ほど説明会がありますので、ご承知おきください。」
取引先との会話
- 「申し訳ございませんが、原材料の高騰により、次回の納品分から価格を5%上げさせていただきます。ご承知おきくださいますよう、お願い申し上げます。」

会話での使用時は、相手の反応を見ながら、必要に応じて追加説明を加えるなど、柔軟な対応が求められます。また、トーンや表情にも注意を払い、誠意を持って伝えることが重要です。

日常生活での例文

「ご承知おきください」は、フォーマルな表現ですが、適切に使用すれば日常生活でも有効です。以下に例を示します。

「ご承知おきください」の日常生活での例文

マンション管理組合からの連絡
- 「来月より、ゴミ収集日が変更となります。詳細は掲示板をご確認いただき、ご承知おきくださいますようお願いいたします。」
学校からの保護者への連絡
- 「インフルエンザの流行に伴い、来週の校外学習を延期いたします。新しい日程は後日お知らせいたしますので、ご承知おきください。」
地域のイベント案内
- 「今年の夏祭りは、新型コロナウイルス感染症対策のため、規模を縮小して開催いたします。ご理解とご協力をいただきますよう、ご承知おきください。」

日常生活での使用時は、相手との関係性や状況に応じて、より柔らかい表現に言い換えることも検討しましょう。例えば、友人間では「覚えておいてね」や「知っておいてほしいんだけど」といった表現の方が自然な場合もあります。「ご承知おきください」は、適切に使用することで、情報の重要性を強調し、相手への配慮を示すことができる便利な表現です。しかし、使用頻度や文脈によっては、形式的または押し付けがましく感じられる可能性もあるため、状況に応じて柔軟に表現を調整することが重要です。この例文集を参考に、効果的なコミュニケーションを心がけましょう。

「ご承知おきください」の類語と言い換え表現

「ご承知おきください」は、ビジネスシーンで頻繁に使用される丁寧な表現ですが、状況や相手によっては適切でない場合もあります。そこで、類語や言い換え表現を知っておくことで、より適切かつ効果的なコミュニケーションが可能になります。ここでは、「ご承知おきください」の代替表現として使える4つの表現を詳しく解説します。これらの表現を状況に応じて使い分けることで、より円滑なビジネスコミュニケーションになれば幸いです。

「ご了承ください」

「ご了承ください」は、「ご承知おきください」よりもやや柔らかい印象を与える表現です。主に、相手の理解や許可を求める際に使用されます。

「申し訳ございませんが、納期が1週間延長となりました。ご了承くださいますようお願い申し上げます。」
「システムメンテナンスのため、明日は終日サービスを停止いたします。ご了承ください。」

この表現は、特に謝罪や変更の通知を行う際に適しています。相手の立場を考慮し、理解を求める姿勢を示すことができるため、ビジネスシーンでは重宝される表現の一つです。

「お含みおきください」

「お含みおきください」は、「ご承知おきください」よりも控えめな印象を与える表現です。相手に情報を心に留めておいてほしい場合に使用されます。

「来月より新しい勤務体制が始まります。詳細は追ってご連絡いたしますので、お含みおきください。」
「今後の対応につきましては、状況に応じて変更の可能性がございます。お含みおきくださいますようお願いいたします。」

この表現は、将来的な変更や注意事項を予め伝える際に適しています。相手に押し付けがましい印象を与えずに、重要な情報を伝達することができます。

「ご留意ください」

「ご留意ください」は、特に注意を払ってほしい事項がある場合に使用される表現です。「ご承知おきください」よりも具体的な行動や注意を促す際に適しています。使用例：

「機密情報の取り扱いには十分ご留意ください。」
「交通機関の乱れが予想されますので、お時間に余裕を持ってご来社くださいますよう、ご留意ください。」

この表現は、相手に特定の事項について注意を喚起する際に効果的です。セキュリティや安全に関する事項、重要な手続きなどを伝える場合に使用すると良いでしょう。

「ご認識ください」

「ご認識ください」は、相手に確実に理解してもらいたい事項がある場合に使用される表現です。「ご承知おきください」よりも強い印象を与えるため、使用には注意が必要です。使用例：

「新しい就業規則は来月1日より施行されます。全社員に適用されますので、ご認識ください。」
「今回の方針変更は、全部門に影響を及ぼします。各部門長の皆様はこの点をご認識ください。」

この表現は、特に重要な変更や新しい方針を伝える際に使用されます。ただし、上から目線に感じられる可能性があるため、使用する相手や状況を十分に考慮する必要があります。これらの類語や言い換え表現を適切に使い分けることで、より効果的で円滑なコミュニケーションが可能になります。状況や相手との関係性を考慮し、最適な表現を選択することが、ビジネスでは求められるスキルの一つといえるでしょう。