目上の人に「参加の可否」を丁寧に伝える方法や文例を解説【参加・不参加の言い換え】

本記事ではこのようなお悩みを解決いたします

目上の人に「参加の可否」をどう伝えればよいか迷う
出席・欠席を丁寧に表現する言い回しがわからない
「参加の可否」をビジネスメールで聞かれたときの返信文例を知りたい

ビジネスやフォーマルな場面では、会合やイベントへの「参加の可否」を伝える機会が少なくありません。しかし、目上の方に対しては、ただ「行けます」「行けません」と答えるだけでは失礼にあたる場合があります。

しっかりと相手の立場や状況に配慮しながら、丁寧かつ自然に意思を伝えることが、円滑な人間関係を築くうえで重要でしょう。そこで今回の記事では、目上の人に参加可否を伝える際の基本的なマナーや注意点、そしてすぐに使える表現例をまとめました。仕事やプライベートで活用できる表現を身につけておくことで、安心してやり取りができると思いますので、参考になれば幸いです。

このページの概要

前提：「参加の可否」とは？意味と使い方

「参加の可否」とは、ある予定や行事に「参加できるか、できないか」を確認・伝達する際に用いられる表現です。

特にビジネスシーンにおいては、単なる出欠確認以上に、相手への敬意や状況への配慮が求められます。そのため、適切な言葉遣いを理解しておくことが重要だと言えるでしょう。

「可否」「是非」「有無」との違い

一見すると似た言葉でも、意味や使い分けには違いがあります。

言葉	意味	ニュアンス	使い方（「参加」の場合）
可否（かひ）	できるかできないか、よいかよくないか、賛成か不賛成か	可能性、意思、賛否を問う	「参加できるかどうか」の確認（これから先の予定）
是非（ぜひ）	正しいか正しくないか、良いか悪いか、理非	正しさ、妥当性を問う	「参加することが妥当かどうか」の議論（参加の意思確認には不向き）
有無（うむ）	あるかないか、存在するかしないか	存在、実績、経験を問う	「参加した実績や経験があるかどうか」の確認（過去の事実）

つまり「参加の可否」は、純粋に「参加可能かどうか」を聞くニュアンスであり、「参加の有無」や「参加の是非」とは微妙に異なる表現となります。この違いを意識することで、より適切なやり取りが可能になるでしょう。

ビジネスシーンで「参加の可否」を使う際の注意点

ビジネスの場では、単なる出欠確認ではなく「相手の都合を尊重する姿勢」が大切です。

たとえば上司や取引先に対して「参加の可否を教えてください」と直接的に伝えると、場合によってはぶしつけな印象を与えることもあります。そのため、以下のような工夫が必要です。

ビジネスシーンで「参加の可否」を確認する際のポイント

「お忙しいところ恐れ入りますが…」と前置きを添える
「ご都合がよろしければ」など相手の予定を尊重する言葉を加える
期日を指定する場合は「〇日までにお知らせいただけますと幸いです」と柔らかい表現を用いる

このように、単なる言葉選びだけでなく「伝え方」に注意を払うことで、相手に不快感を与えずスムーズにやり取りできると思われます。

目上の人に「参加の可否」を尋ねるときの表現例

実際に目上の方へ参加可否を伺う際は、敬意を示す言い回しを取り入れることが大切です。以下にいくつかの例を紹介いたします。

「ご多忙のところ恐れ入りますが、〇〇会へのご参加の可否をお知らせいただけますでしょうか。」
「もしご都合がよろしければ、〇月〇日の会合へのご参加についてお伺いしてもよろしいでしょうか。」
「差し支えなければ、〇〇会へのご出席の可否を〇日までにご一報いただけますと幸いです。」

このように、丁寧なクッション言葉を用いれば、相手に配慮を示しながら自然に「参加の可否」を尋ねることができるでしょう。

目上・ビジネス相手に使える「参加」「不参加」を伝える表現集

ビジネスやフォーマルな場で「参加する・しない」を伝える際には、言い回し次第で相手に与える印象が大きく変わります。特に目上の方への返答では、単なる「出席します」「行けません」では不十分であり、敬意や謙譲のニュアンスを含めた表現が望ましいと言えるでしょう。ここでは、実際に使える言い換え例を整理しました。

肯定・出席を伝える言い換え例

参加の意思を伝える際は、前向きかつ礼儀正しい言葉遣いが基本です。また、相手の招きや案内に対する感謝と、参加への意欲を伝えることがポイントになります。

定番のフレーズ：「参加させていただきます」

もっともオーソドックスで使いやすいのは、謙譲表現を取り入れた言い方です。

「ぜひ参加させていただきます。」
「出席させていただきたく存じます。」
「喜んで参加させていただきます。」

これらはビジネスでもフォーマルな場でも安心して用いることができる定番フレーズです。

やわらか・謙譲ニュアンスを含む言い回し

相手の厚意や招待に対する感謝を表すことで、より丁寧な印象を与えられます。

「このような機会をいただき、ありがたく参加させていただきます。」
「ご招待にあずかり、喜んで出席させていただきます。」
「貴重なお時間を頂戴し、ぜひ参加させていただければと存じます。」

単に「出席する」と言うよりも、相手の立場に配慮した表現になるでしょう。

不参加・欠席を伝える言い換え例

不参加の意思を伝える場合は、失礼にならないよう細心の注意が必要です。そのため、不参加を伝える際は、以下の3つの要素を盛り込むとスムーズなやり取りにつながります。

「不参加」を伝える際に意識しておきたい4つの事項

感謝：誘ってくれたことへの感謝
お詫び：参加できないことへのお詫び（クッション言葉を添える）
理由：簡潔かつ曖昧な表現（*相手に深掘りさせない配慮）
次回への意欲：次回への前向きな姿勢

会議・打ち合わせ（業務上の欠席）

業務上の理由で、やむを得ず参加できない場合を想定した不参加の文言です。

表現	ポイント
「あいにく別件の業務が重なっており、今回は欠席させていただきます。」	業務都合であることを簡潔に伝えます。
「誠に恐縮ですが、やむを得ない所用（または所用）が入ってしまったため、今回は出席が叶いません。」	「所用」は理由をぼかす際に便利です。「出席が叶いません」も丁寧な表現です。

「ご迷惑をおかけし申し訳ございませんが、会議資料を後ほど共有いただけますと幸いです。」のように、単なる欠席連絡で終わらせず、フォローをお願いする一言を添えると良いでしょう。

招待されたイベント・懇親会（辞退）

相手からの招待を辞退する場合、丁寧さが求められるシーンです。

表現	ポイント
「せっかくお声がけいただきましたのに、大変申し訳ございませんが、当日は所用のため辞退させていただきます。」	「辞退させていただきます」は、招待を丁寧に断る際の定型表現です。
「ご招待いただき大変光栄に存じますが、あいにく都合がつかず、今回は見送らせていただきます。」	「見送らせていただきます」も、角を立てずに断る丁寧な表現です。

「また次回お誘いいただけますと幸いです。」のように、次回への希望を添えることで、より丁寧な印象になります。

理由付けを添えた表現やクッション言葉も大切

理由を添えることで、単なる拒否ではなく「やむを得ない事情による欠席」であることを伝えられます。

「あいにく出張の予定が重なっており、今回は欠席させていただきます。」
「どうしても外せない予定がございまして、不参加とさせていただきます。」
「せっかくお声がけいただきましたのに申し訳ございませんが、今回は都合がつかず欠席いたします。」

クッション言葉を添えることで、相手への敬意を崩さずに断ることが可能です。

断る際に注意すべき表現とNGな言い回し

断る場面で特に避けたいのは、カジュアルすぎる表現や突き放した言い方です。例えば「行けません」「無理です」といった直接的な表現は、ビジネスや目上の相手には不適切です。

また「興味がないので」「必要ないと思います」など、相手の意図を否定するような言い回しも避けるべきでしょう。断る際には以下の点に注意するのが無難です。

断る際に意識しておきたい3つのポイント

理由を簡潔に述べる（過度に細かく言い訳をしない）
感謝の意を必ず添える（「お声がけいただきありがとうございます」など）
今後につながる表現を加える（「次の機会にはぜひ参加させていただきたいと存じます」など）

こうした配慮を重ねることで、不参加の返答であっても相手に誠意を伝えることができるでしょう。

メールやチャット返信で「参加の可否」を伝える文例とテンプレート

実際のビジネスメールやフォーマルなやり取りでは、参加可否を端的に伝えるだけでなく、相手への感謝や配慮を含めた表現が重要です。

ここでは、すぐに活用できる返信文例を紹介します。状況に合わせて使い分けることで、相手に好印象を与えつつ、円滑なコミュニケーションが図れるでしょう。

「参加できる」場合の返信文例

参加の意思を伝える場合は、相手からの案内や招待に対して感謝を示す表現を添えるのが望ましいです。

「参加」できる旨を伝える文章例

「このたびは〇〇会にお声がけいただき、誠にありがとうございます。ぜひ参加させていただきたく存じます。当日どうぞよろしくお願いいたします。」
「お招きいただきありがとうございます。喜んで出席させていただきます。当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。」
「ご案内賜り、ありがとうございます。ぜひ参加させていただきたく、当日を楽しみにしております。」

「参加できない」場合の返信文例：不参加／欠席をやわらかく伝える

不参加を伝える際は、感謝の意を先に述べ、その後に理由を簡潔に伝えるのが基本です。

「参加」できる旨を伝える文章例

「ご案内いただき誠にありがとうございます。大変恐縮ではございますが、当日は別件の予定があり、欠席させていただきます。次の機会にはぜひ参加させていただければ幸いです。」
「お招きいただき光栄に存じますが、出張のため不参加とさせていただきます。ご盛会をお祈り申し上げます。」
「このたびはお声がけいただきありがとうございました。残念ながら都合により欠席いたします。次の機会を楽しみにしております。」

誘われた段階で可否を尋ねられた場合の返答文例

案内と同時に「参加できるかどうか」を確認される場合には、できるだけ早めに返信するのがマナーです。

参加可の場合

「ご案内ありがとうございます。ぜひ参加させていただきたく存じます。詳細をお知らせいただけますと幸いです。」

不参加の場合

「お声がけいただき誠にありがとうございます。誠に残念ながら、当日は予定が重なっており、参加できかねます。次回はぜひ参加させていただきたく存じます。」

補足：相手への配慮や今後に繋げる断り方

断りの返信をする際は、ただ「参加できません」と終わらせるのではなく、以下の要素を盛り込むと印象が柔らかくなります。

感謝の言葉：「お声がけいただきありがとうございます」
理由の提示：「出張のため」「都合がつかず」など簡潔に
前向きな一言：「次の機会にはぜひ」「またの機会を楽しみにしております」

このように配慮を示すことで、たとえ欠席であっても関係性を良好に保ち、次回の機会に繋げやすくなるでしょう。

表現力アップ！言い換え／応用パターン

単純に「参加します」「参加できません」と伝えるだけでは、ビジネスやフォーマルな場面では不十分に映ることがあります。少し言葉を工夫することで、相手により丁寧で好印象を与えることができるでしょう。

ここでは、フォーマル度や状況に応じた言い換えパターンを整理しました。

フォーマル度を意識した別の言い回しパターン

参加可否を伝える際には、相手との関係性や場の格式に応じて言い回しを選ぶことが大切です。

フォーマル度別の言い回しパターン

カジュアル寄り（社内や気軽な場面）
- 「参加します」
- 「出席します」
ビジネス一般（社外とのやり取り）
- 「参加させていただきます」
- 「出席させていただきたく存じます」
フォーマル・格式高い場面（公式会議や式典など）
- 「謹んで出席させていただきます」
- 「ご案内にあずかり、誠に光栄に存じます。ぜひ参加させていただきます」

このように表現を選ぶことで、場にふさわしい受け答えにつながります。

状況別（急用、重複、体調不良など）の言い換え例

やむを得ず不参加を伝える場合、理由を簡潔に添えることで相手に納得感を与えることができます。

状況別（急用、重複、体調不良など）の言い換え例

急用の場合
- 「急な用事が入ってしまい、今回は欠席させていただきます」
- 「急遽外せない予定が入り、誠に恐縮ですが不参加とさせていただきます」
予定の重複の場合
- 「あいにく先約があり、今回は出席できかねます」
- 「他の予定と重なってしまい、誠に残念ながら参加できません」
体調不良の場合
- 「体調不良のため、今回は欠席させていただきます」
- 「万全の状態で臨めないため、不参加とさせていただきます」

理由は必要以上に詳しく書かず、簡潔にまとめることが望ましいと言えるでしょう。

「できない」を丁寧に言う表現：できません→いたしかねます

否定的な表現も、言葉を工夫することで柔らかく丁寧な印象に変わります。

言い換え前	言い換え後
「できません」	「いたしかねます」
「参加できません」	「出席いたしかねます」
「行けません」	「伺うことがかないません」
「できない状況です」	「実現が難しい状況でございます」

直接的な否定を避け、婉曲的に伝えることで、断りのニュアンスが和らぎ、相手に配慮した印象を与えられるでしょう。