やんわり断るメール例文8選！当たり障りなく好印象を保つ断り方を紹介

本記事ではこのようなお悩みを解決いたします

断りたいけれど、相手を傷つけない言い方がわからない
ビジネスやプライベートで使える断りメールの具体例を知りたい
角を立てずにスマートに断る文章のコツを身につけたい

ビジネスでもプライベートでも、時には誰かの依頼や誘いを断らなければならない場面があります。

しかし、ストレートすぎる断り方では相手の気分を害してしまう可能性もあるでしょう。そこで重要になるのが、「やんわり断る」方法です。

そこで今回のコラム記事では、相手との関係を崩さず、むしろ好印象を与えるような断り方のメール例文を10パターン厳選してご紹介します。さまざまなシーンに応じた表現となっておりますので、スマートに断れる方法を調べている方のご参考になれば幸いです。

このページの概要

やんわり断るメールを書くときの基本的なポイント

やんわりと断るメールを作成するには、ただ「無理です」と伝えるだけでは不十分です。

相手の立場や気持ちに配慮しつつ、こちらの意思を明確に伝えるバランスが求められます。まずは、押さえておくべき基本的なポイントを解説しますので、好印象を損なうことなく丁寧に断るための方法を見ていきましょう。

まずは「感謝の意」を先に述べる

断るにしても、まずは「声をかけてくれてありがとう」「ご検討いただき感謝します」といった感謝の気持ちを伝えることが大切です。

冒頭に感謝を述べることで、相手も気持ちよく内容を受け入れやすくなります。

感謝の表現例

「このたびはお声がけいただき、誠にありがとうございます。」
「お忙しい中、当方をご検討いただき感謝申し上げます。」

このような一文を加えるだけで、断りの印象が大きく変わります。

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断る文面にクッション言葉を使う

「申し訳ないのですが」「心苦しいのですが」「あいにく」などのクッション言葉は、断る内容をやわらげる効果があります。いきなり本題に入るのではなく、ワンクッション置くことで相手の受け止め方もやさしくなります。

クッション言葉の表現例

「誠に恐縮ではございますが…」
「大変ありがたいお話なのですが…」

ただし、クッション言葉は使いすぎるとまどろっこしくなるため、文全体のバランスを見ながら活用しましょう。

明確に「断る」意思を含めるが「言い方」をやわらかく

やんわりした表現を使うことと、「断る」ことをあいまいにするのは別物です。相手に期待を持たせないよう、断る意思はしっかりと伝える必要があります。ただし、表現はなるべくやさしく、角が立たないように心がけましょう。

NG例

「検討します」「また連絡します」
断るのかどうかわからず、誤解を招く可能性あり。

OK例

「今回はご遠慮させていただきます」
「大変心苦しいのですが、今回はお引き受けできかねます」

こうした言い回しで、断る意思を伝えながらも印象をやわらげることが可能です。

相手を気遣うフォロー・場合によっては今後の可能性をほのめかす

断るだけで終わらせず、相手への配慮や今後の関係性に言及する一文を添えると、より丁寧で好印象なメールになります。

フォローする文言例

「また別の機会にご一緒できれば幸いです」
「今後とも変わらぬお付き合いをよろしくお願い申し上げます」

このようなフォローの言葉を加えることで、「今回は断られても関係は続く」と相手に安心感を与えることができるでしょう。

よく使える断りの言い回し・フレーズ集

やんわりと断るには、直接的な否定を避けつつも意思を明確に伝える表現が必要です。

ここでは、ビジネスやプライベートで汎用的に使える断りの定型フレーズを種類別に紹介します。表現のストックを持っておくことで、急な依頼やお誘いにもスムーズに対応できるでしょう。

「見送らせていただきます」「辞退させていただきます」など

これらの表現は、非常に丁寧かつ曖昧すぎず、社会人として安心して使えるフレーズです。直接的な「断ります」よりもやわらかく、文脈に応じて幅広く活用できます。

言い回し言葉	用いるシーン例	具体的な文面例
見送らせていただきます	提案や依頼を丁寧に断るとき	「ご提案いただきました件につきまして、誠に恐縮ですが今回は見送らせていただきます。」
辞退させていただきます	招待や参加依頼を丁重に断るとき	「せっかくお声がけいただきましたが、今回は辞退させていただきたく存じます。」
ご遠慮させていただきます	依頼や要望に応じられない場合	「誠に申し訳ございませんが、今回はご遠慮させていただきます。」
承ることができかねます	業務範囲外や物理的に不可能な場合	「大変恐縮ですが、当件につきましては承ることができかねます。」
ご希望に添えません	相手の依頼に対応できないとき	「このたびはご依頼いただきました件につきまして、ご希望に添えず申し訳ございません。」
お引き受けできません	依頼・業務を正式に受けられないとき	「ご依頼ありがとうございます。しかしながら、今回はお引き受けできません。」
ご対応が難しい状況です	調整やスケジュール的に対応できないとき	「日程の都合により、ご対応が難しい状況です。大変心苦しく存じます。」

特にビジネスメールでは、「〜させていただきます」の形にすると、より敬意が伝わります。

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「お力になれず申し訳ありません」など謝罪を含む表現

断る際には、相手の期待に応えられなかったことへの謝意を含めると、より誠実な印象を与えます。形式的な文面でも、ひとこと謝罪を加えるだけでトーンが大きく変わります。

言い回し言葉	用いるシーン例	具体的な文面例
お力になれず申し訳ありません	相手の期待に応えられなかったとき	「このたびはお力になれず、誠に申し訳ありません。」
ご期待に添えず申し訳ございません	依頼や要望に対応できなかったとき	「ご期待に添えず、心よりお詫び申し上げます。」
ご希望に沿えず恐縮ですが	提案や条件を満たせなかったとき	「ご提示いただいた条件に関して、ご希望に沿えず恐縮ですが、今回は見送らせていただきます。」
ご迷惑をおかけし申し訳ございません	相手に手間や不都合をかけてしまったとき	「ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。」
ご期待に反する結果となり恐縮ですが	相手の要望を実現できなかったとき	「ご期待に反する結果となり恐縮ですが、今回は辞退させていただきます。」
ご依頼にお応えできず心苦しく存じます	丁寧に断る際に誠意を強調したいとき	「せっかくのご依頼にお応えできず、心苦しく存じます。」

こうした一文を添えることで、断られた側も「誠意がある対応」と感じることが多いでしょう。

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「またの機会がありましたら」など関係を維持するフレーズ

一度断ったからといって、今後の関係を断ち切る必要はありません。むしろ、今後の可能性をほのめかすことで、相手にポジティブな印象を残すことができます。

言い回し言葉	用いるシーン例	具体的な文面例
またの機会がありましたら	今回は断るが、将来的な関係を残したいとき	「今回はご希望に添えませんでしたが、またの機会がありましたらぜひご一緒させていただければ幸いです。」
今後ともよろしくお願いいたします	断った後も関係を続けたいとき	「このたびは見送らせていただきますが、今後ともよろしくお願いいたします。」
改めてご相談できれば幸いです	将来的に再検討の余地を伝えたいとき	「現状では対応が難しいのですが、改めてご相談できれば幸いです。」
別の形でお力添えできればと存じます	今回は無理だが、他の方法を示唆したいとき	「今回は難しいのですが、別の形でお力添えできればと存じます。」
ご縁がありましたら	柔らかく未来の可能性を残したいとき	「今回は辞退させていただきますが、またご縁がありましたら幸いです。」
今後の機会を楽しみにしております	フォーマルに関係を前向きに保ちたいとき	「今回はご参加できませんが、今後の機会を楽しみにしております。」

こうした表現は、関係性の維持や次につなげるための潤滑油となります。

プライベート／ビジネスで使い分けるポイント

プライベートな場面では、少しカジュアルな表現でも問題ありませんが、ビジネスでは一定の丁寧さと形式が求められます。文体のトーンを状況に応じて調整することが重要です。

プライベートの例

「今回は遠慮させてもらうね、また今度誘って！」
「ちょっと都合がつかなくて、ごめんね。」

ビジネスの例

「誠に恐縮ではございますが、今回はご遠慮させていただきます。」
「日程の都合により、参加が難しい状況です。申し訳ございません。」

TPOを踏まえた言い回しを選ぶことで、相手との信頼関係も保ちやすくなります。

やんわり断る場合のシーン別に使える例文

断りのメールは、状況や相手との関係性によって言葉選びが大きく異なります。

ここでは、ビジネスとプライベートの両面から、よくあるシーン別にやんわり断るメールの例文を紹介します。テンプレートとして使える形式なので、状況に応じて調整してご活用ください。

ビジネスでの依頼・提案を断る場合

ビジネスシーンでは、相手の立場を尊重しつつも自社の意向を明確に伝える必要があります。感謝と配慮の姿勢を忘れず、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。

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取引先からの提案を断る例

件名：ご提案の件について

株式会社◯◯
営業部 ◯◯様

いつも大変お世話になっております。株式会社△△の▢▢です。

このたびは貴重なご提案をいただき、誠にありがとうございました。
社内にて慎重に検討させていただきましたが、現時点では弊社の方針と合致しないため、今回は見送らせていただくこととなりました。

せっかくご尽力いただいたにも関わらず、誠に恐縮ではございますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。

見積もりを断る例

件名：お見積もりについて

◯◯株式会社
営業ご担当者様

平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
株式会社△△の▢▢でございます。

このたびご提示いただきましたお見積もりにつきまして、社内にて検討を重ねた結果、誠に勝手ながら今回はご希望に添いかねることとなりました。

ご丁寧にご対応いただきましたにも関わらず、ご期待に沿えず申し訳ございません。またの機会がございましたら、ぜひご相談させていただければと存じます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

プライベートでのお誘いを断る場合

プライベートでは、やわらかく親しみのある言葉を使いながらも、相手を尊重する姿勢を示すことが大切です。「また誘ってね」といった一言があると、関係もスムーズに保てます。

飲み会・食事のお誘いを断る例

◯◯さん

お誘いありがとう！とても嬉しかったんだけど、あいにくその日は以前から予定が入っていて、今回は参加できそうにないの…。

また別の日にタイミングが合えば、ぜひご一緒させてください！

デートや個人的な誘いを断る例

◯◯さん

お誘いいただき、ありがとうございます。とてもありがたいお話ではありますが、個人的な事情により今回はご一緒させていただくことが難しいです。せっかくお誘いいただいたのに、ごめんなさい。

営業電話の断り方

営業電話では、相手の時間を長く取らず、簡潔かつ失礼のない断り方がポイントです。

曖昧にすると再度の連絡につながるため、やんわりしながらも「検討の余地がない」ことを明確に伝えるのが望ましいでしょう。

電話での対応例

「このたびはご提案いただきありがとうございます。ただ、現在は新たなお取引を検討しておりませんので、今回は見送らせていただきます。」
「お心遣い感謝いたします。大変恐縮ですが、必要が生じた際はこちらからご連絡差し上げますので、本日はご遠慮させていただければと思います。」

短く、しかし感謝を含めることで角が立たない断り方になります。

SNSでのお誘いの断り方

SNS上でのやり取りは、カジュアルである一方で文字が残るため、文面にはやわらかさが必要です。スタンプや絵文字をうまく使い、友好的な印象を保ちながら断りましょう。

友人からのお誘いを断る例

「誘ってくれてありがとう！めっちゃ嬉しいんだけど、その日は予定が入ってて行けなさそう💦
またタイミング合うときにぜひ！」

知人・フォロワーからのお誘いを断る例

「お声がけいただきありがとうございます！とてもありがたいのですが、今回は都合がつかずご一緒できません。。また機会がありましたら、ぜひお願いします😊」

SNSでは堅苦しくなりすぎず、あくまでフランクさを残した断り方が好ましいといえるでしょう。

断りのメールを書くときの注意点とNG例

やんわり断るメールは、言葉選び一つで印象が大きく変わります。丁寧にしようとするあまり逆効果になってしまうこともあるため、避けるべき表現やパターンを押さえておくことが重要です。

ここでは、特によく見られるNG例を紹介します。

曖昧すぎて相手に期待を持たせてしまう表現

断る意思をはっきり示さず、曖昧な表現にしてしまうと、相手に「まだ可能性があるのでは？」と期待を持たせてしまいます。その結果、再度の連絡や誤解を招く原因になりかねません。

NG例

「前向きに検討させていただきます」
「またご連絡します」

OK例

「今回は見送らせていただきます」
「誠に恐縮ですが、今回はご遠慮させていただきます」

期待を残さない一文を添えることが、相手への誠実さにつながります。

理由を言い過ぎて「言い訳に聞こえる」ケース

断る理由を詳細に説明しすぎると、かえって「言い訳をしている」と受け取られたり、余計な情報を与えてしまう可能性があります。理由は簡潔にし、必要以上に掘り下げないことがポイントです。

NG例

「実は部署内で人員が不足しており、さらに来月から新しいプロジェクトが始まる予定で、どうしても時間が取れそうになく…」

OK例

「業務の都合により、今回は対応が難しい状況です」

理由は一文で十分。簡潔に伝える方が、むしろ相手に誠意が伝わります。

過度にフォローを入れすぎて逆にわかりにくくするパターン

「相手を傷つけないように」とフォローを重ねすぎると、断っているのか受け入れているのか不明瞭になってしまいます。フォローの言葉は適度に抑え、断りの意思をぼかさないよう注意が必要です。

NG例

「今回は都合がつかず難しいのですが、本当に素晴らしいご提案で、もし機会があればぜひ…ただ今は少し考えさせていただければ…」

OK例

「今回は見送らせていただきますが、またの機会にご相談できれば幸いです」

フォローは一文程度にとどめ、シンプルにまとめることが、相手にとっても分かりやすい断り方といえるでしょう。

【例文集】断る文面のテンプレート

断りのメールは、基本の型を押さえておけば応用が利きます。

ここでは、ビジネスとプライベートそれぞれで使える基本テンプレートに加えて、状況に応じたアレンジ方法もご紹介いたします。まずは型を真似し、少しずつ自分の言葉に置き換えていくのが効果的です。

基本テンプレート（ビジネス用）

件名：◯◯の件について

◯◯株式会社
◯◯様

いつも大変お世話になっております。△△株式会社の▢▢です。

このたびは◯◯に関するご提案（またはご依頼）をいただき、誠にありがとうございます。
社内にて検討いたしましたが、誠に恐縮ながら今回はご希望に添いかねる結果となりました。

せっかくの機会をいただきながら、ご期待に沿えず申し訳ございません。
また別の機会がございましたら、ぜひ改めてご相談させていただければと存じます。

今後ともよろしくお願い申し上げます。

ビジネス用では「感謝 → 断りの理由 → 謝意 → 今後のフォロー」の流れを意識するのがポイントです。

基本テンプレート（プライベート用）

◯◯さん

誘ってくれてありがとう！とても嬉しかったんだけど、残念ながら今回は予定が合わなくて参加できそうにないの。ごめんね。

また都合の合うときにぜひご一緒できたら嬉しいな。
楽しんできてね！次回はぜひ参加させてください。

プライベート用は「カジュアルさ」と「次につなげる一言」が大切です。感謝と断りをやさしく伝え、ポジティブな余韻を残しましょう。

テンプレートのアレンジ方法：相手や状況に応じて変えるポイント

テンプレートをそのまま使うのも良いですが、相手や状況に応じて言葉を調整すると、より自然で誠実な印象になります。以下のような観点でアレンジしてみましょう。

テンプレートをアレンジする際の４つのポイント

相手との距離感
- 取引先や上司には丁寧語・敬語を徹底。
- 友人や同僚には柔らかい言葉を使用。
断る理由の有無
- ビジネスでは「業務の都合上」「方針のため」など簡潔に理由を。
- プライベートでは「予定がある」「体調が優れない」など日常的な理由で十分。
フォローの度合い
- 大切な関係では「またの機会に」「別の形で」など積極的なフォローを。
- 軽い関係なら「また今度ね！」程度でもOK。
文章の長さ
- ビジネスはある程度フォーマルに長めでも可。
- プライベートは簡潔に、読みやすさを重視。