Ｑ. 昇給時に賃金変更通知書（給与辞令）の作成義務はありますか？

Ａ. 賃金変更通知書（給与辞令）の作成自体は義務ではありません。

ただし、給与金額は従業員からすると生活に直結するものですので、昇給額は把握しておきたいはずです。「賃金変更通知書」や「給与辞令」のように、給与改定額や人事評価の査定結果等を書面に記載・交付することをおすすめします。

また、降給（給与の減額）は法律上一定の制限がありますので注意してください。会社から一方的に労働条件を引き下げることは労働契約法により禁止されており、原則「従業員との合意」が必要です。従って、降給の場合は賃金変更通知書の作成・交付だけでは要件を満たしていないと考えられます。労働条件の不利益変更に関する対応策は下記労務Tipsで解説していますので、併せてご確認ください。

賃金改定通知書（給与辞令）とは？

賃金変更通知書・給与辞令とは、従業員に支払っている給与の金額を変更する際に

• 給与の変更額（基本給・時給・各種諸手当）
• 役職や等級の変動
• 変更後における給与の支給開始日

上記のような項目をまとめた書類のことです。法的に作成する義務はありませんので、従業員に通知しておくべき項目を会社ごとに定めているケースが一般的です。

賃金改定通知書（給与辞令）を交付するタイミング

賃金変更通知書を作成する場合、従業員の給与金額を変更し、その変更後の給与を支払う前に交付することが望ましいです。理想のスケジュール感としては、変更後の給与を支給する1か月前には従業員へ通知しておきたいところです。

賃金改定通知書が必要な理由

賃金変更通知書や給与辞令は、トラブルを防止するために用意をしておくべき書類です。

従業員の給与を引き下げる場合、原則従業員から個別に同意を得る必要があると解説しました。口頭のやり取りだと、一度は納得してもらったとしても後々「説明もされていないし、同意もしていない。不当な労働条件の変更だ」としてトラブルに繋がることがあります。

従業員に納得してもらうための説明資料および、説明・同意に関する証拠書類の一つにもなりますので、賃金変更通知書の作成は重要なのです。

賃金改定通知書のテンプレートを紹介

賃金改定通知書の作成は義務ではありませんので、会社の評価方式によって記載すべき事項によって内容は異なります。下記「評価決定通知書」は、人事評価制度を導入している企業の利用を想定したものになりますが

• 役職の変動（昇進）
• 等級の変動（昇級）
• 給与の変動（昇給）

について対応ができるように項目を整備しています。一つの書式例として参考にしてください。

昇給だけでなく、降給の場合はその理由も併せて記入しておきましょう。

まとめ

今回は、従業員の給与を変更する際にぜひ作成いただきたい「賃金変更通知書」についてご紹介いたしました。昇給のように、従業員にプラスとなる労働条件の変更だけなら書面作成をしなくとも特に問題ありませんが、

• 昇格や昇進など、期待する役割の変化
• 降給のように、従業員が不利益となる変更

上記のような場合には、従業員へ説明をしておかなければ予期せぬトラブルを招く可能性がありますので、しっかり対応してください。

社会保険労務士によるワンポイント解説

賃金の改定を行う際、従業員とのトラブルを回避するための手順を下記記載しました。賃金変更通知書を作成・交付する前後の流れも整理しておりますので、労務管理の参考にしていただけますと幸いです。