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Q. 就業規則変更届の必要なシーンや記入例・注意点を教えてください。

就業規則変更届 記入例 注意点
この労務Tipsでわかること
  • 就業規則変更届が必要なタイミング
  • 就業規則変更届の記入例

就業規則の内容が古く、見直しを検討しています。

就業規則を変更した場合は必要な手続きがあると聞きましたが、軽微な変更でも「就業規則変更届」を作成しなければいけないのでしょうか?また、記入方法もよくわからないため、記入例も教えてください

A.1箇所でも就業規則を変更すると「就業規則変更届」が必要です。

就業規則は会社のルールを統一的に決めることができますので、作成・整備をされている企業は多くございます。ただし、就業規則の内容を一箇所でも変更するのであれば「就業規則変更届」を作成・届け出義務が生じます。

このルールは労働基準法の第89上にて

(作成及び届出の義務)第八十九条

常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。

e-GOVE「労働基準法」より

定められている条文が根拠としています。

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就業規則の内容を変更・修正が必要なよくあるタイミング

就業規則は一度作成して終わるものではなく、

  • 法令遵守
  • トラブル防止

上記の観点から定期的にメンテナンスの必要がありますが、労働基準法上では就業規則の見直す時期については決められていませんので、会社側が自由に行うことができます。まずはどのようなタイミングで就業規則の変更や修正をすべきか確認していきましょう。

労働諸法令が改正により就業規則の内容が法令違反になる場合

近年、働き方改革関連法をきっかけに労働諸法令が改正されています。例えば

  • 2019年
    • 年次有給休暇の時季指定に関する文言の導入
  • 2020年
    • 大企業における同一労働同一賃金への対応
  • 2021年
    • 中小企業における同一労働同一賃金への対応
    • 子の看護休暇および介護休暇の時間単位取得制度の整備
  • 2022年
    • パワーハラスメントの防止に対する制度導入
    • 男性の育児休業取得に関する文言の整備

上記のような労働諸法令の改正に対して、就業規則の内容を対応させていく必要があります。法改正に先行して整備ができていた場合は問題ありませんが、対応ができていなければ法令違反となりトラブルを招く恐れがありますので注意しましょう。

このように、法改正により対応が必須となる場合も就業規則変更届の作成をしなければなりません。

新しく「ハラスメント防止規程」などを作成する場合

労働諸法令では、基本的に「就業規則」上に法的に必要な制度や文言が記載されていると問題ありませんが、企業によっては就業規則の他に「賃金規程」や「ハラスメント防止規程」を別途作成することがあります。

この場合、就業規則にすでに記載している条文・ルールと、新しく作成する規程内容に矛盾がないように整備しなければなりません。

また、従業員の労働条件や服務上の規律に関する規程を作成する場合はその名称に問わず就業規則として考えられますので、別規程自体も就業規則として扱われる点もご留意ください。新規の作成であっても就業規則変更届の作成が求められます。

就業規則と別規程化の考えについては、下記の労務Tipsにて詳しく解説していますので併せてご確認ください。

従業員の給与・賞与といった報酬を見直す場合

経営状況に応じて、従業員の給与や賞与を見直すこともあるでしょう。例えば

給与の見直し例賞与の見直し例
新しく固定残業手当を導入する
家族手当や住宅手当のルールを変更する
昇給時期を変更する
賞与の支給をルール化する
賞与の評価対象期間や支給時期を変更する

上記のようなルールを見直すのであれば、就業規則の内容も変更しなければなりません。

労働時間・労働時間制度を見直す場合

社内の勤務体制を整えることを目的として

  • 勤務時間を一律8時30分-17時30分としていたが、上司の承認があれば9時30分-18時30分の勤務も可能としたい
  • 変形労働時間制度の導入により残業時間や残業代を調整したい
  • 裁量労働制を取り入れて従業員が働きやすい環境にしたい

このようにルール変更を検討している企業もあると思います。始業・終業の時刻だけでなく、労働基準法に定められている各種制度の導入は就業規則の変更が求められます。

新型コロナウィルス対策として特別休暇を整備したとき

近年、新型コロナウィルスの感染流行に伴い企業側でも対策が必要となります。

感染を理由に、従業員が欠勤した際「一時的な特例として賃金控除を行わない」のであれば規定化の必要はないと考えられますが、特別休暇として対処をするのであれば就業規則に制度導入をしなければなりません。

副業・兼業や在宅勤務・テレワーク制度を導入したとき

働き方改革や新型コロナウィルスにより、副業を解禁する企業や在宅勤務を取り入れる企業も増えたのではないでしょうか。従業員の働き方に関するルールのため、就業規則に新しく明文化する必要があります。

社会保険労務士 矢野貴大

従来の制度を変更するだけでなく、新しい制度導入の場合も就業規則変更届の作成が求められますのでご注意ください。

就業規則変更届の記載例を解説します

では、就業規則の変更を終えた後に必要な「就業規則変更届」の具体的な記入例を解説いたします。

就業規則変更届に関する解説・記入例
  • 就業規則変更届の形式
  • 記載すべき主な変更事項
  • 労働保険番号
  • 事業場名・所在地・使用者職氏名
  • 業種・労働者数
社会保険労務士 矢野貴大

利用するフォーマットによって記入内容は少し異なりますが、今回は厚生労働省が紹介している書式に準じてお伝えいたします。

就業規則変更届の形式

実は就業規則変更届は行政指定のフォーマット・様式はありません

就業規則(変更届)について定型の申請書様式はございませんので、届出を行う際には、任意の用紙に事業所の名称、事業所の所在地、使用者氏名等を記載して提出して下さい。

厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー」より引用・赤字の箇所は読みやすさを考慮して当事務所にて記載

しかしながら会社が対応しやすいように、厚生労働省や労働局のWEBサイトでは利用できるフォーマットが公開されていますので、必要に応じてダウンロードして作成しましょう。ただし、労働局によっては公開している書式が若干異なりますのでご注意ください

厚生労働省よりダウンロードできる就業規則変更届のフォーマット

厚生労働省では、以下の用紙を就業規則変更届のフォーマットとしてダウンロードすることが可能です。

引用元:厚生労働省「主要様式ダウンロードコーナー」就業規則(変更)届より

厚生労働省の就業規則変更届の書式は、東京労働局や神奈川労働局のWEBサイトでダウンロードできるものと同様です。改正した箇所の新旧や、労働保険番号・業種・従業員数などの記載箇所があります。

京都労働局よりダウンロードできる就業規則変更届のフォーマット

京都では、以下の用紙を就業規則変更届のフォーマットとしてダウンロードすることが可能です。

引用元:京都労働局「就業規則規定例、届出様式」就業規則届用紙より

京都労働局の就業規則変更届の書式は非常にシンプルで、事業場の所在地・事業場の名称・使用者職氏名および押印となっています。

記載すべき主な変更事項

就業規則変更届の「主な変更事項」では、就業規則の変更前および変更後の条文を記載します。改正数や改正内容によっては記載しきれませんので、主に改正した部分についてのみ書きましょう。会社によっては新旧対照表として一覧を作成することもありますが、その新旧対照表を添付書類として提出しても差し支えありません

実際の就業規則変更届上のイメージ
条文改正前改正後
第17条従業員は、始業および終業時にタイムカードを自ら打刻し、始業および終業の時刻を記録しなければならない。従業員は、始業および終業時に会社指定の打刻システムにより自ら打刻し、始業および終業の時刻を記録しなければならない。
第23条規定なし従業員代表との書面による協定により、各従業員の有する年次有給休暇日数のうち5日を超える部分について、あらかじめ時季を指定して取得させることがある。
主な変更事項の記入例

労働保険番号

労働保険番号は、労働保険に加入した際に行政から割り振られる14桁数の番号です。労働保険番号が不明な方は、毎年7月に届け出が必要な概算保険料申告書等に記載がされていますので、確認してください。なお、インターネット上(厚生労働省や労働局のWEBサイトを含む)では労働保険番号を検索することはできませんので、労働保険関係の書類は適切に保管しておきましょう。

実際の就業規則変更届上のイメージ

事業場名・所在地・使用者職氏名

就業規則の作成・届け出は原則「事業場単位」で実施する必要があります。場所的に独立した営業所や工場も事業場としてみなされますので、経営上一体をなす工場や支店等を総合した全事業ではありません。

例えば本社が東京で、大阪の営業支店で就業規則変更届を作成する場合は、事業場名に「◯◯株式会社 大阪支店」、所在地には「大阪市中央区◯◯」のように大阪支店の住所を記載します。ただし、使用者職氏名は事業所全体の経営者となりますのでご注意ください。

実際の就業規則変更届上のイメージ
社会保険労務士 矢野貴大

独立した営業所等にて従業員が常時10人未満の場合は当該営業所単位では就業規則の作成・届出の義務はありません。とはいえ会社全体で就業規則を作成する場合は、各営業所にも備え付けることがトラブル防止の一歩となります。

業種・労働者数

業種・労働者数も事業内容に従って、下記の記入例を参考にしてください。

実際の就業規則変更届上のイメージ

就業規則変更届に関する注意点をFAQ形式で解説

就業規則を変更する際、適切な手順を踏まなければトラブルに繋がる可能性もあります。ここでは就業規則変更届に関して経営者の方がよく疑問に思われる点を整理しておりますので、参考にしてください。

就業規則変更届はどこに提出するのでしょうか?

就業規則の変更と、就業規則変更届の作成が完了しましたら、所轄の労働基準監督署に届け出します。持参する場合、原本とコピーを1部ずつ用意してください。

なお、就業規則の届け出については新型コロナウィルス感染拡大防止に備えて、電子申請を行えることになっています。厚生労働省の「労働基準法等の規定に基づく届出等の電子申請について」を参考にしてください。

社会保険労務士 矢野貴大

所轄の労働基準監督署がわからないという方は「全国労働基準監督署の所在案内」より確認しましょう。

就業規則変更届を提出しない場合は罰則はありますか?

常時10人以上の従業員を雇用していると就業規則の作成義務および届け出義務が発生します。そのため労働基準法違反となり、30万円以下の罰金に処されることがあります。就業規則のみ所轄の労働基準監督署に届け出しようとすると、就業規則変更届の提出も求められますので事前に用意しておきましょう。

就業規則変更届は数年に1度にまとめて提出しても問題ありませんか?

就業規則の変更を行った場合、その都度遅滞なく所轄労働基準監督署長へ届け出する必要があります。定期的に変更しており、労働基準監督署への届け出をまとめて行うことはできませんのでご注意ください。

就業規則の変更内容に不備があるとどうなりますか?

就業規則を変更した場合、その内容に不備・問題があった場合は労働基準監督署の窓口でどう対応されるのでしょうか。「労働諸法令に違反」している内容と「会社任意の規定に関する内容不足」により対応が異なります。

労働諸法令の違反

就業規則変更の届け出時、窓口では書類をさっと確認されます。その場では細かなチェックはありませんが、後日法令違反の可能性があると労働基準監督署から連絡が来る可能性があります。

また、労働基準法を下回る就業規則を作成していたとしても、その下回る部分については無効となり、労働基準法の条件・内容まで引き上げられることになります

会社任意の規定に関する内容不足

労働基準監督署では、会社独自のルールについては届け出時に深く確認することはありません。

法令に抵触していない限りそのまま受理されてしまいますので、就業規則の内容に問題がないのか、運用に適したルールとなっているのかしっかり確認してください。

就業規則変更届を作成する際に、従業員に周知は必要ですか?

就業規則を変更した後、従業員への周知しなければなりません。周知する方法としては

  • 事業場の見やすい場所に掲示・備え付ける
  • 書面で従業員に交付する
  • 社内のイントラネットやクラウドストレージ上に、PDF形式など変更不能なファイルを設ける

このような形で実施が可能です。

社会保険労務士 矢野貴大

就業規則は会社の機密文章のため、書面での交付はあまりおすすめできません。クラウドストレージに就業規則をアップしておき、閲覧設定のみ(ダウンロード不可)にするなどで対応しましょう。

就業規則変更届には新旧対照表の作成・添付は必要ですか?

新旧対照表の作成については、

  • 就業規則を全面的に見直したとき
  • 就業規則の一部を変更したとき

で取り扱うべきか考えた方が異なります。

就業規則を全面的に見直したとき

就業規則を全面的に見直しする場合、新旧対照表の作成は現実的ではありませんのでおすすめしません。労働基準監督署への届け出時においても、全面改訂の旨をお伝えいただくと問題なく受理いただけます。

就業規則の一部を変更したとき

部分的な変更の場合は、新旧対照表にまとめることは大切です。本記事の「記載すべき主な変更事項」にてご紹介しましたが、変更履歴を記載する様式を利用する場合であって、一枚の用意に記載できないのであれば別紙の新旧対照表を添付します。

従業員周知の観点でも、変更した箇所をわかりやすく整理しておくべきですので、新旧対照表を予め作成することも検討してください。

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社会保険労務士によるワンポイント解説

就業規則の作成・変更においては労働基準法により一定のルールが設けられています。今回は就業規則変更届の記入例について解説いたしましたが、就業規則の見直しをされる際は下記のフローを参考に取り組んでみましょう。

就業規則変更を円滑に行うためのフロー
STEP
就業規則の変更内容を検討する

就業規則を作成・変更する際に

  • 労働諸法令にそもそも違反した内容ではないのか?
  • 運用を想定したルールになっているのか?
  • 会社の実態と異なった規定になっていないか?

このような視点がなければ従業員とトラブルを招く可能性が高まります。変更内容は慎重に検討しましょう。また、変更後の就業規則の内容が、従来と比べて従業員に不利になる場合は従業員からの同意が必要になります。詳細は下記の労務Tipsで解説していますので、併せてご確認ください。

STEP
新旧対照表を作成する

就業規則の変更を行った場合、軽微であれば新旧対照表の作成も大切です。法令上作成する必要はありませんが、従来の就業規則とどのように変更したのかひと目でわかるため

  • 経営者や人事部側が変更履歴として把握できる
  • 従業員への説明会の際に、変更箇所を解説しやすい

こういったメリットが考えられます。とはいえ全面的に就業規則を変更するなど、改定箇所が多数ある場合は新旧対照表の作成は難しいため、ケース・バイ・ケースで判断してください。

STEP
就業規則・就業規則変更届・意見書を所轄の労働基準監督署へ届け出る

就業規則の変更作業が完了しましたら、就業規則変更届と意見書を添えて所轄の労働基準監督署へ届け出しましょう。今回は就業規則変更届に関する解説のみでしたが、従業員代表からの意見書も添付書類として必要です。

STEP
就業規則に関する説明会を実施する

就業規則の届け出が完了しましたら、就業規則の説明を行いましょう。就業規則は作成する以上に、現場での運用が重要となります。特にルールを変更した場合はどのような働き方をしてほしいのか解説しなければ、従業員も混乱してしまいます。

経営者・人事部から説明会を設けて、従業員への周知を進めましょう。

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執筆者プロフィール

矢野 貴大

TSUMIKI社会保険労務士事務所/代表・社会保険労務士

金融機関・社会保険労務士法人・国内大手コンサルティング会社を経て大阪で社会保険労務士事務所を開業。

25歳で社労士資格を取得した後、社会保険労務士・経営コンサルタントとして延べ200社を超える企業・経営者をサポートする。その経験を活かし「想いを組み立て、より良い社会環境を形づくる」というMISSIONに向かって日々活動中。

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